行動辦公室是什麼?辦公形式、6大優點、5大適合族群全介紹!

行動辦公室是什麼?行動辦公讓工作自由、靈活更高效!

一、行動辦公室是什麼?全新工作型態讓工作更高效!

疫情後人們對遠距工作的接受度越來越高,許多企業也逐漸向混合辦公的工作模式轉變,兼具自由與便利性的「行動辦公室」應運而生。

行動辦公打破以往只能進辦公室辦公的空間限制,對於許多員工來說已經司空見慣,但你知道行動辦公室定義究竟是什麼嗎?為什麼行動辦公室有助於提升工作效率呢?

接下來就讓我們帶你快速了解行動辦公室概念與形式,一起來看看吧!

(一)行動辦公室定義是什麼?

行動辦公室(Mobile Office)是指員工可以選擇在任何時間、任何地方處理工作任務。

「穩定的網路」是行動辦公室的先決條件,與此同時,無論是電腦、平板、手機一類的辦公設備,或是各式專業、高效的辦公軟體都是行動辦公室的必不可少的重要元素。

與傳統的辦公模式相比,行動辦公室更加自由,干擾也相對更少,是可以提升辦公效率的一種全新工作型態。

(二)行動辦公室在哪辦公?行動辦公室形式有哪些?

如果不在公司辦公,那行動辦公室還可以在哪辦公?行動辦公室形式有哪些?一般而言,行動辦公室主要包括實體行動辦公室虛擬辦公室的 2 種形式,下面將介紹這 2 類行動辦公室所提供的服務內容與計費方式。

👉🏻實體行動辦公室

  • 服務內容

實體行動辦公室最常見的就是飯店式行動辦公室,對於經常差旅的商務人士、自由工作者來說都很方便。現在也有一些廠商設計出「個人行動辦公室」,打造適用於辦公的獨立隔音室,不過目前還不是很普及。

以飯店式行動辦公室為例,在租借期間,飯店業者主要會提供高速無線網路、紙筆、茶點等服務,部分會支援收件、影印、電腦設備等租借服務。如果須要在辦公之間小憩的話,可以留意該房間是否含床,部分飯店業者的行動辦公室只有提供辦公桌椅喔!

  • 計費方式

日租、月租 2 種計費形式,部分飯店提供「共享辦公空間」、「獨立辦公空間」的選項,具體價格可以前往各家行動辦公室官網進一步查看。

👉🏻虛擬辦公室(Virtual Office)

  • 服務內容

虛擬辦公室通常會設在商務中心,主要提供公司借址登記服務。通常虛擬辦公室的地址會設在黃金商業地段,讓登記的公司可以借此提升專業形象。

此外,不少虛擬辦公室服務商還會提供信件代收、信件代寄、電話代接服務,如果需要會議室或辦公場地,部分商務中心也會提供租借。

  • 計費方式

月租為主,主要收取的是租借地址的費用。如果需要場地租借、設備租借,或有其他服務需求,就會產生額外的費用。

值得注意的是,許多人會將「行動辦公室」與「共享辦公室」2 個概念混淆。共享辦公室也是以整月承租為主,但費用還會包括實體辦公室運營的費用,所以相較之下費用就會高出許多。

二、行動辦公室優點是什麼?帶你了解行動辦公室的 6 大優點!

為什麼越來越多的企業、雇主與員工都願意選擇行動辦公?行動辦公室有哪些優點?前文我們了解了行動辦公室定義與形式,下面將為大家介紹行動辦公室優點與特色。

行動辦公室優點是什麼?帶你了解行動辦公室的 6 大優點!
圖:行動辦公室的 6 大優點

行動辦公優點 1:節省成本

從雇主的角度來看,行動辦公室可以減少公司實體運營的成本,例如辦公室租借、裝潢、設備採購、人力維護等各式成本都能節省下來。

從員工的角度來說,行動辦公意味著可以省下一筆通勤費用,而治裝費、交際應酬費用也會相對減少。

行動辦公優點 2:上下班時間自由

行動辦公室沒有嚴格的上下班打卡制度,選擇行動辦公的員工可以按照自己的工作習慣完成任務,是更加自由、靈活、人性化的辦公模式。

此外,行動辦公室可以避免冗長的通勤時間,員工不用再為擁擠、漫長的通勤而煩惱。

行動辦公優點 3:不受地域空間限制

正如前文所述,行動辦公室沒有空間上的限制,無論員工想在實體行動辦公室辦公或居家辦公都可以;如果雇主想做公司登記,或希望在特定地址建立據點,不必親自租用某地段的空間,只要選擇符合公司需求的虛擬辦公室即可。

行動辦公優點 4:員工工作態度更積極

研究表明,行動辦公可以讓員工的工作態度更積極,並有助於提升工作效率。選擇在家工作的員工,工作滿意度也有所提高,員工流動率降低了 50%,這對於公司人才的留任有正面影響。

行動辦公優點 5:企業形象更專業

虛擬辦公室提供借址登記服務,無須花費高昂的金額,即可以較好的地段,為公司樹立更專業的形象。此外,不少網站與軟體也會須要先登記公司地址、再提供服務,選擇虛擬辦公室有助於公司獲得更專業的辦公資源

行動辦公優點 6:有專人代收信件、代寄信件、代接電話的服務

想要在特定地址或在多個地點設立工作處,但缺乏資金、人脈與人力來運營嗎?虛擬辦公室提供專業的行政服務,無論公司雇主或員工想在哪裡工作,選擇特定地址的虛擬辦公室,可以讓專業人員幫忙代收信件、代寄信件、代接電話,讓公司運營更便捷

三、行動辦公適合誰?行動辦公 5 類適用對象一次看!

既然行動辦公室優點眾多,那麼誰更適合行動辦公呢?我們為大家整理出適合行動辦公的 5 類族群:

行動辦公適合誰?行動辦公 5 類適用對象一次看!
圖:適合行動辦公的 5 類族群
  • 期待擁有自由與隱私的 SOHO 族(SOHO 族,即 Small Office/Home Office,代指單獨辦公、在家辦公的自由工作者)
  • 網路工作者
  • 須要節約成本的新創企業工作者
  • 希望在多地都設有聯絡處的工作者
  • 想在特定地點登記公司,希望建立專業形象的工作者

高度數位化的行動辦公室可以提供更私密、更專注、更自由的工作環境,簡化工作流程、降低運營成本,可以持續推進辦公效率,有助於企業的成長於發展。

四、如何才能提高行動辦公的生產力?讓凱鈿成為你最好的辦公助手! 

行動辦公室為企業帶來了更高效的工作型態,若想讓辦公效率更上一層樓,也歡迎參考我們提供的產品與服務。

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