全球新冠肺炎疫情延燒，為了減少群眾近距離接觸的機會，國家衛生指揮中心鼓勵企業擴大彈性工時制度，對於許多台灣企業而言，無論在家上班、分流或異地辦公，皆需面臨公司內部管理、團隊溝通模式的調整。凱鈿推行彈性在家上班制度已行之有年，直至三月底我們開始執行大規模員工分流辦公，因為先前的經驗以及執行多年的跨國團隊管理模式，讓我們得以在短時間內快速因應並轉型至目前所謂「新正常」或「半正常」的辦公模式。以下我們整理出企業在實施遠距辦公前五大考量與因應方式，供同樣正在準備規劃遠距辦公的中小企業們參考。
1. 人事聘用和考勤如何管理？
在無法與員工面對面的狀況下，人資需要借助協作工具，利用遠端處理人事聘用與出勤管理辦法。例如，我們運用點點簽(DottedSign)的線上文件簽署流程協助內部人員管理，透過點點簽發送到職文件，包含人事基本資料表、聘僱契約書、勞退同意書等，也可指定新員工附上畢業證書等證明文件，再簽名回傳。簽署流程可以藉由發送一次性密碼(OTP)驗證簽署者的身份，確保遠端操作的資料安全無虞。另外，依照現行勞動部「勞工在事業場所外工作時間指導原則」，實施在家上班的企業可使用電話、網路回報、通訊軟體等方式提供稽核出勤紀錄，因此我們使用點點簽的「重複使用範本」及「數位稽核軌跡」功能，發送簽到表給在家工作者，以稽核軌跡記錄上的文件簽署時間作為員工簽到與簽退的依據。
2. 工作進度該如何追蹤？
在遠距辦公模式下，工作方式相對較在辦公室時更自由且彈性，然而身為管理者要和何掌握員工的工作效率？除了仰賴團隊成員間的信任與自制力外，透過「目標管理」的作法，可以幫助每個同仁確實掌握自己的工作目標。凱鈿在三年前導入OKR(Objectives and Key Results)的管理模式，從設定公司願景，擴展到產品與部門季度目標，進而延伸到每個成員對於工作目標的發展。此外，各部門透過每日召開「站立會議」(Stand-up meeting)，讓小組成員間分享工作進度與問題排解，確保每個人的工作內容透明，也能凝聚團隊價值與提升管理效率。
3. 團隊如何建立有效溝通？
對於企業而言，如何維持團隊動能且延續溝通效率，在這場戰「疫」中成為多數者共同的課題。尤其，以前我們在辦公室能隨時找同事討論、發問，但若突然實施遠端工作，當面溝通的頻率被迫降低，資訊不同步的狀況則可能伴隨而來。此時企業可善用遠端協作工具解決異地工作的溝通斷點。尤其，凱鈿團隊成員分散在多個辦公室中，為了克服異地溝通與時差的問題，我們架設了一個內部使用的溝通平台，按產品與專案進行分類並建立對應的頻道，相關人員可直接在頻道內討論並且追蹤各項進度，讓重要資訊即時同步且透明，也方便回溯與查找訊息。
4. 軟硬體配備與資訊安全如何配置？
一般公司企業為了降低資安風險，會架設等級相對較高的安全防護在內部網域中。為確保在家遠距工作模式正常運作，公司除了提供必要的個人辦公設備外，也必須兼顧資安保護機制，降低遠端工作所衍生的資安風險。以凱鈿為例，我們為了降低資安漏洞的疑慮，要求同仁必須以已驗證過的帳號進行VPN連線，才得以進入企業內部網路並存取內部相關資料與系統，讓資訊人員掌握遠距連線使用者的資料使用狀態，也使用安全性較高的會議視訊軟體，防止公司資料外洩或不當使用。
5. 企業數位轉型，但業主心態該如何轉型？
這次的疫情促使台灣企業有機會測試遠距辦公的可行性，我們相信仍有許多業主在心態上尚未做好準備預期遠距辦公可能帶來的風險與不便，這也成為企業能否加速數位轉型的門檻之一。當企業內部追求軟、硬體設施提升的同時，建議身為管理者的心態更要與時俱進，協助培養團隊的正向心態與認知，在團隊互信的基礎下，建立良好的管理與考核機制，讓員工在彈性的工作模式下發揮專業、勇於學習並嘗試改變，才能驅動組織的變革。
凱鈿作為行動工作第一品牌，產品服務涵蓋PDF文書處理、多媒體內容創作、電子簽名以及雲端協作服務，期望在疫情期間助企業數位轉型一臂之力，企業可至凱鈿官網詳見產品介紹，或至官網填寫表單洽詢。
