在前幾年疫情的影響下，企業的運營模式經歷了重大的變化，企業管理者逐漸意識到在面臨重大、全球性的議題下，企業必須能快速反應，並發展出相應的解決方法，才得以在市場上生存。在這樣的觀念下，「敏捷」（Agile）的概念開始被廣泛討論，並成為當前企業應對挑戰的關鍵策略。KDAN 長期以來，都將「敏捷 Agility」視為我們品牌承諾，希望能快速因應市場變化和客戶需求，塑造不斷滾動調整及高效成長的企業文化。本文將奠基於此，進一步介紹敏捷的定義與實際導入方式、案例，幫助企業可以快速了解如何運用敏捷方法，提升企業效率。
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敏捷是什麼？敏捷的概念是何時被提出？
敏捷（Agile）是一種強調靈活應變與快速迭代的思維方式，它的核心理念為透過小步驟不斷前進，並根據先前所收集的回饋，進一步調整後續的行動與計劃，以提高效率與反應速度。
敏捷的概念可以回溯至 2001 年由一群軟體開發者、敏捷方法管理者所共同討論、發佈的《The Agile Manifesto》，其中提出了四大核心價值觀與十二條基本原則，而這些價值觀也在近年逐漸被深入討論，成為企業在面對不確定性時進行決策的依據。
此外，雖然敏捷方法最初是由軟體開發者所提出，並運用於軟體開發上，然而敏捷的概念所適用的範圍極為廣泛，除了軟體開發外也適用於行銷、人資管理、供應鏈等不同領域，得以幫助企業在當今快速變化的市場中，仍能保持靈活應對。
敏捷管理的優缺點為何？
優點一：提高適應力，快速應對環境變遷
敏捷管理的核心在於其極高的適應力，讓工作團隊能迅速應對專案範圍、目標或需求的變化。透過 Scrum 和衝刺規劃，團隊可以靈活調整工作進度與方向，根據當前的需求或問題做出迅速應對。不論是客戶的需求改變還是市場環境的波動，敏捷工作法確保專案能快速適應，減少浪費時間，進而交付更符合客戶需求的產品。
優點二：提升任務、產品交付速度
敏捷工作法將專案分解成小型目標，並設置短期衝刺，讓團隊能專注於短期內的目標達成，從而加速產品交付速度。這樣的工作方式不僅縮短了產品上市的時間，還能確保在解決問題或需求變更時快速應對，提升了專案的靈活性與效率，避免冗長的計劃與文件流程。
缺點一：專案範圍容易超出掌握
敏捷十分強調快速變更與靈活調整，然而若企業部門、專案團隊無法精準掌握每次的工作任務範圍，這種彈性可能會導致任務因臨時調整後新增的預算、子任務而無法準時完成。
✅ 解法：企業應制定清晰的任務優先事項，並定期檢視成效與時程，確保每一階段的工作量符合預算與進度，並同時持續評估任務的需求變更，避免無意間擴大任務範圍。
缺點二：溝通成本高
敏捷管理中十分強調團隊的合作與持續溝通，然而，頻繁的溝通會需要消耗大量時間和精力，特別是在大型團隊或跨部門合作時，經常會出現溝通成本高、頻繁討論導致效率降低的問題。
✅ 解法：企業應設置有效的溝通渠道，例如：每日站立會議（Stand-up meeting）或例行性同步會議，確保團隊成員即時共享資訊，同時也能避免過多無效的溝通。此外，企業也可以多加利用數位協作工具，例如將紙本檔案轉成 PDF，並藉由雲端共享；或是改採電子簽名，以此追蹤簽署軌跡，減少紙本簽署所需的交通與時間成本等，除了促進任務透明度外，也可以在平台上同步進度，減少重複溝通，提高整體效率。
企業如何導入敏捷管理？四步驟帶您快速實現敏捷
步驟一：獲得高階管理層的支持，建立團隊信任感
企業在導入敏捷管理時，必須首先獲得高階管理層的全力支持，這項支持並不只是財務或資源的核准，更重要的是高階主管必須營造信任與合作的工作環境、企業文化，使團隊成員有信心與自由去嘗試新的流程和方法。此外，高階管理人員也應舉辦或定期參與部門、專案的相關的敏捷會議，如成效回顧會議，進而了解整體企業進展和市場需求的變化。
步驟二：提高個人紀律要求
除了獲得高階管理層的支持外，敏捷管理也十分強調強調自我紀律，企業中的每個成員都需要高度的紀律和責任心來完成分配的工作，才能即時因應快速變化的環境。此外，企業可以鼓勵員工透過每日站立會議報告進展與提出問題，並在每個衝刺期結束後進行檢視，反思可以改進的地方，這樣不僅能夠培養員工的自律性和主動性，也能提高團隊的整體效率。
步驟三：加強團隊合作，鼓勵參與相關會議
在敏捷管理中，跨部門的團隊合作是十分關鍵的步驟，企業應該鼓勵與專案相關的人員參與相關會議，舉例而言，IT 與專業技術人員可以定期或參與特定的前線的行銷、業務會議，深入了解市場和客戶需求，透過共同參與需求規劃，並建立清晰的規則，將能夠避免傳統瀑布式管理中的溝通問題。
步驟四：利用創新數位工具同步，但也要有面對面溝通
企業可以採用創新的數位工具，例如數位轉型工具（KDAN PDF Reader、KDAN Office、點點簽 Dottedsign）、專案追蹤工具（Slack、Trello）等，調整既有的工作模式，這個方式對於跨國企業、混合式辦公企業十分重要，團隊可以藉此快速與不在同一個地區、時區的成員們即時同步任務進度，減少冗長的溝通流程。然而，企業也必須謹記這些數位工具僅能輔助溝通，並不能完全取代面對面的交流，定期舉辦的實體或虛擬會議，能夠促進團隊更深入的討論與解決問題，有助於提升整體工作效率，並加強團隊合作。
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