新型コロナウィルスは国内外の様々な産業・市場に大きな影響を及ぼしています。2020年5月からは緊急事態宣言が段階的に解除の方向へと動き、都市部では予断を許さない状況が続いているものの、徐々に社会経済活動を再開する動きが日ごとに高まっています。
新しい生活様式を取り入れた、新型コロナウィルスと共生することが前提となるため、企業は「withコロナ」の新しい社会に対応した働き方が必要になります。
今回はこの新時代に管理職や社員、これから社会に出ていく新社会人向けにデジタル化に対応していく方法やスキルアップに最適なツールをご紹介します。
この記事で言及されているツールについて詳しく知る：
⭐ リモートファイル管理ツール PDF Reader
⭐ モバイルでも、PCでも いつでも契約締結 DottedSign
⭐ プロ向け動画制作・編ツール Write-on Video
目次
「withコロナ時代到来」どこでも作業ができる環境の整備が必要
今回の新型コロナウィルスの影響により、多くの企業が在宅ワークを検討・実施し、多くのメリットや問題点が明らかになりました。
業種や職種によってはテレワークが困難なものも存在するものの、仕事への姿勢を評価する労務管理制度や、セキュリティ面やアナログな業務フローによって会社の整備された環境でないと仕事にならな位という事例もありました。また、ハンコの押印のために出社を余儀なくされるなど、本来テレワークが可能な業種・職種でも実施できず、批判や不満の声が各地から聞こえてきました。
ここまではなんとかやり過ごせてきた企業も、withコロナが長期的に続くことが予測される中ではどこでも働ける環境を整備する必要があります。そのため、オフィスのIT・デジタル化やセキュリティ対策の見直し、それらに対応した社員のスキルアップも必須になります。
単に規則を変えるだけではなく、適切な設備投資を行い、労働生産性やアウトプットも伴うように改善していく必要があります。例えば、書類作成をデジタル化し、クラウド管理することで、社員の生産性を維持しつつ、セキュリティ性を強化することができるだけでなく、従来オフィスでないと出来なかった職種でもリモートワークが可能になります。
withコロナ新時代に注目の３つのスキル
在宅ワーク（テレワーク）での仕事は、ブラックボックス化しやすい性質があります。オフィスでの対面での作業と異なり、リーダー層（管理職）は社員の働いている姿を直接見ることができず、進捗状況を把握するのが難しくなりがちです。また、社員も作業進捗や成果を見える化しなければ、自分の頑張りをリーダー層（管理職）に的確に評価してもらうことが困難になってしまいます。
それらの問題を解消するためには、ドキュメントをクラウド上で管理し、遠隔でもリアルタイムで進捗状況の確認ができるツールが役に立ちます。
ここでは、オフィスのIT・デジタル化やリーダー層や社員、これから社会に出ていく新社会人のスキルアップに最適な３つのスキルをご紹介します。
スキル１：資料をクラウドで作成・管理し、リモートワークを容易に
PDFファイルはOSやデバイスに関係なく同じように見ることができるため、多くの企業で使用されている一般的なファイル形式です。しかし、編集や注釈を付ける際には専用のソフトが必要なので、そのためにオフィスに戻って作業する方も多いのではないでしょうか。
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豊富な機能とクラウド管理でチームの生産性を向上させる「PDF READER」
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PDF Readerを活用すると、PDFファイルの作成、編集、注釈付けなどが可能で、PDFファイルをWordやExcelファイルに変換することもできます。
また、作成したファイルはクラウド上で管理ができ、デバイスを横断して作業ができます。そのため、資料の作成が会社でも家でも作業ができるのはもちろん、上司が確認や注釈付けをする際も場所やデバイスを問わず行えるため、チーム全体でどこでも作業ができる体制を可能にします。
さまざまなクラウドサービスに対応しているため、すでに複数のクラウドを利用している企業でも、環境を整備し直すことなくすぐに取り入れることができます。
コメントやスタンプ機能を活用すると、複数人が同じドキュメントで作業をしている場合でも作業工程をひと目で確認でき、チームメンバーと円滑に情報共有をすることができます。
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スライドショー機能でPDFを使ってプレゼンテーションが可能
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リモート会議の回数が増加したことで、プレゼンテーション資料を作成する場面も多くなったと思います。スライドショー機能を使用すると、PDFファイルだけでプレゼンテーションが行えます。そのため、今まで別で作成していたパワーポイントなどの資料を準備する手間を省くことができます。
スキル２：管理職必見！契約業務をリモートマネージメント
従来、組織に求められていたのは「人間関係調整力」でしたが、今後はリモートでの作業時間が長くなるため、「仕事の成果そのもの」や「付加価値を生み出すこと」がより評価される傾向が強まることが考えられます。
それによってリーダー層（管理職）には、遠隔地のメンバーをうまくマネジメントする「リモートマネジメント」の考えやスキルが必須になっていくでしょう。
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契約業務の一連作業を一括デジタル化「DOTTEDSIGN」
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DottedSignを利用すると、契約業務の書類の作成、サイン、保管といった一連の作業を一括して管理することができ、チームの作業効率化と進捗管理を簡単に行うことができます。
書類の署名箇所に担当者を割り当てることができ、関係者に一斉に書類を送信することができます。作業進捗バーで作業の進捗状況をひと目で確認できるので、遠隔で作業しているメンバーでも、誰がサインをしたのか、まだしていないのかをすぐに把握することができます。
また、タイムライン機能で個人のタスクの確認やタスクに関連する作業も記録でき、メンバーの進捗確認やフォローアップがいつでもどこでも可能です。
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便利な機能で契約書を作成する手間を削減
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契約内容や書式ごとにテンプレートを作成したり、過去に作成したドキュメントをコピーして作成することが可能です。それにより、毎回新規で文書を作成する手間を省きます。
毎月の請求書など、定期的に使用する書類は自動的にタスクに追加され、作業漏れを防ぐことができます。これらの機能は柔軟な働き方が求められる新しい生活様式においても円滑に業務を進めるための強い味方となるでしょう。
社内での作業だけでなく、お客様へのサイン依頼や作業進捗の管理も行うことができます。アカウントを持っていないお客様ともさまざまなデバイスを横断してクラウド上で契約書のやり取りができ、ハンコを押印するために出社したり、契約書を受け取りに奥客様先に出向かなくても契約業務を完結させることが可能です。
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高いセキュリティ性で情報漏えいから保護
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サインした箇所は不正開封防止機能によって保護されています。サイン後の契約書に変更が加えられると、瞬時にアラートが表示されます。全ての操作記録を保護し、バージョン管理を行うことで、会社の契約書類を改ざんやなりすましのリスクから守ります。
さらに、サインが行われる際はパスワード認証に加え、サイン者がメールやSMSを用いて二段階認証を行います。場合によっては、サイン者にリンクを提供され、指定のコードを入力するとドキュメントのアクセス許可されるものもあります。これにより権限のないユーザーが機密情報にアクセスすることを防ぎます。
スキル３：人気スキル！初心者〜プロ向け動画制作・編
近年、クリエイティブコンテンツの動画ニーズは非常に高まっています。動画は情報刺激が多く、変化がスピーディーな今の時代に動画は分かりやすく、興味を引きつけるのに有効な手段です。2018年の動画広告市場全体の85％がスマートフォン動画広告であることから、5G時代の到来でさらに市場が加速することも予測されています。
そんな動画を自分でも作成できるようになりたい！という思いから、自粛期間中に身に着けたいスキルの中でも、動画制作は最も人気のあるスキルのうちの一つです。
Kdan Mobileの提供する動画アプリWrite-on Videoは写真や動画を使って、動画制作初心者でも本格的な動画を作成することができます。
ポッドを使用すると、動画のアウトラインを作成でき、動画の構成を計画することができます。テンプレートも用意されているので、初心者の方でも簡単にアイディアをかたちにできるのです。
動画に自動でキャプションを付けたり、トランジッションを挿入したり、豊富なブラシやスタンプでおしゃれにデコレーションや、音楽や音声を録音してナレーションを挿入したりすることも可能です。
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複数人で制作する時もスムーズにできる
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制作している動画のタイムライン上にコメントのピン留めができたり、グラフィックストーリーボードを利用して、作業途中の動画に自分の考えやアイディアを共有して話し合うことが可能です。充実した機能でYouTube動画や企業のプロモーション動画の作成など、プロの動画クリエイターの方も安心して使用することができます。
作成した動画はクラウド上で管理・共有が簡単にでき、パソコンの容量を逼迫させません。SNSに直接アップロードも可能なため、すばやく発信することができます。
まとめ
いかがだったでしょうか？在宅ワーク（テレワーク）でも成果が出せるということは、どのような環境下でも仕事で成果が出せるということです。ツールとプロセスをきちんと整えることで、自粛モードが縮小した今後のビジネスでも上積み分として残るでしょう。
在宅ワーク（テレワーク）はポジティブな要素も含まれています。デジタル環境を整備することで、今後は地方の会社でも首都圏から優秀な人材を採用することが可能になります。
新しい時代が突如到来し、戸惑っていた方も多いかもしれませんが、今回の変化は一時的なものではなく、恒常的なものと考えたほうがいいでしょう。新時代に管理職や社員、これから社会に出ていく新社会人向けのこれらのツールをぜひ活用し、それぞれのスキルアップに役立ててみてください。
この記事で言及されているツールについて詳しく知る：
⭐ リモートファイル管理ツール PDF Reader
⭐ モバイルでも、PCでも いつでも契約締結 DottedSign
⭐ プロ向け動画制作・編ツール Write-on Video