ビジネスシーンでは日々書類のやり取りが発生します。WordやExcelで作成した文書であっても、クライアントに送信するような場面では、PDFファイルに変換してから送るのが一般的です。

今回はビジネスの場面でPDFがよく利用される理由と、日頃からPDFファイルを頻繁に利用するビジネスマンにおすすめのPDF編集ツールをご紹介します。

そもそもPDFとは？

PDFとは、Portable Document Formatの略で、Adobe社が開発した電子文書の規格です。拡張子は「.pdf」で文書ファイルのやり取りの際に目にしたことがある方も多いでしょう。

最近では、請求書や契約書などのビジネスの場面だけでなく、メーカーのカタログや申請書、取り扱い説明書などにも利用されており、日常生活でも使われる場面が増えています。

WordやExcelなどのアプリケーションソフトで作成されたデータは、同じソフトを持っていないと開くことができません。そのため、相手にファイルを送っても閲覧できない可能性があります。しかし、PDFファイルは異なるデバイスで開いてもフォントが置き換わったり、レイアウトが崩れてしまったりすることなく表示することができます。また、PDFを編集する際には編集専用のツールが必要になります。そのため、ExcelやWordなどのファイル形式よりも内容を書き換えられにくい特徴があります。

また、PDFは文字情報を持っているため、キーワード検索でファイルの中身を検索することができます。そのため、何ページにも渡る大容量のファイルでも必要な情報を瞬時に見つけることができます。

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ビジネスでPDFが使われる理由

なぜビジネスの場面ではPDFを使う機会が多いのでしょうか？ここでは、ビジネスの場面でPDFファイルがよく使用される理由を３つご紹介します。

1. 同じレイアウトで確認可能

PDFファイルはフォントとレイアウトを埋め込む方法でファイルが作成されています。そのため、ファイルの作成・閲覧環境に左右されることはなく、作成者のパソコンで表示していたフォントとレイアウトで表示され、印刷してもほぼ同じように表現することができます。クライアントに送る提案書や契約書類にレイアウトの崩れや文字化けがあってはスムーズな交渉はできません。PDFは多くの人に配布しても安心して利用できる形式のため、電子的な紙として普及しているのです。

2. サイズが小さい

WordやExcelファイルは入力されたデータや文章の量が多ければ多いほど、その分ファイルサイズが大きくなってしまいます。ファイルサイズが多いとメールに添付して送れなかったり、ファイルを開くのに時間がかかってしまいます。PDFファイルは自由にサイズを調整することができます。そのため、データ量の多いファイルでも圧縮することができ、ファイルのやり取りに最適なサイズに変更して扱うことができるのが大きなメリットです。

ファイル容量が大きくなりがちなパンフレットや取り扱い説明書などはPDFファイルで作成することで受け取り側も扱いやすくなります。

3. 他者が変更できない

前述の通り、PDFファイルを編集する場合には専用のPDF編集ソフトが必要です。それだけでも他の文書ファイルよりも編集されにくい印象ですが、ファイルにパスワードやセキュリティロックをかけることで編集不可にしたり、閲覧や印刷を制限することも可能です。PDF編集ツールの中には、編集履歴をタイムスタンプ付きで残すことができるものもあり、万が一会社の大切なファイルが他者に改ざん、コピーされた場合にも履歴を確認することができます。

一方で、PDFファイルの入力ミスを修正したい場合や、ファイルのレイアウトを変更したい場合には、PDF編集ソフトを利用することで、Word文書などと同じように自由に編集することが可能です。

これらの理由からPDFを使用する場面が多くなっています。PDFを使用する場面が多いけど、PDFをワード形式に変換したいときやpdfを一つに結合したいけど、おすすめのツールがわからない…なんて人も多いのではないでしょうか。

そんな人に、これ一つでPDF関連はほとんど全て解決する無料のアプリを紹介します。

ビジネスマンが活用したいPDFツール
「PDF Reader」

KdanのPDF ReaderはPDFファイルの閲覧・編集ができるPDF編集ツールです。テキストや画像の追加、削除や、ファイルの分割、結合、圧縮、保護、他のファイル形式への変換、ファイルをスキャンしてPDFファイルに変換したり、OCR機能でテキストを読み取ってPDFファイルを作成することも可能です。今まで複数のPDF編集ツールを併用して使っていた方もPDF Reader１つであらゆる機能を利用することができ、効率的に作業を行うことができます。

全てのデバイスに対応しており、MacやWindowsなどのパソコンだけでなく、iPhoneやiPad、Android端末でも利用可能です。

外出先での作業やリモートワークが多い方はパソコンで編集したPDFファイルを異なるデバイスを横断して快適に利用することができます。端末の違いを気にする必要がないため、プロジェクトチームの共通ツールとしてもおすすめです。

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ビジネスマンにPDF Readerがおすすめの理由

ここでは、PDF Readerがビジネスマンにおすすめの理由を4つご紹介します。

1. スマホにも対応

最近では、社用携帯としてスマートフォンを利用している方も多いでしょう。PDF Readerはパソコンだけでなく、iPhoneやAndroidなどのスマートフォンでも利用することができます。電車での移動中や外出先でもスマートフォンでPDFファイルを開くことができ、パソコンを持ち歩いていなくても資料に目を通したり、編集したりすることができます。

iPhoneやiPadでは端末のカメラを使ってスキャン機能を利用することができ、紙の資料や手書きで書いた文字や画像を読み取ってPDFファイルを作成することが可能です。これにより、紙の書類を簡単にデータ化することができます。数式や図など、手書きで書いた方が入力するよりも簡単なものも手軽にPDFファイルに追加することができます。

2. 無料で使用可能

PDF Readerは文字の書き込みやスタンプ機能など、無料でも使える機能が豊富にあります。また、直感的に操作が可能な設計なので、初心者の方でも簡単に利用することができます。

有料版に登録すれば、PDFの結合機能やOCR機能など便利な機能を使用することができます。文字の読み取りやファイルの変換などの精度も高く、あっという間に正確に処理してくれます。テキストのフォントや色も豊富で、契約書類からパンフレットなどのカジュアルな書類など、あらゆる書類に合わせて編集することができます。「PDF編集ツールを使ってみたいけど、どれにしたらいいか分からない！」という方も、まずはお試しで利用してみてください。

3. サインも簡単

PDF ReaderはPDFファイルに電子サインをすることも可能です。マウスパッドやタッチペンなどを使って契約書や同意書にサインを書いたり、画像を追加して印鑑を押すことができます。頻繁にサインする機会がある方は、自分のサインを保存しておくと繰り返し利用することができ、契約業務をスムーズに行うことができます。

タブレット端末などでも利用が可能なため、PDFファイルで作成した契約書を取引先でタブレット端末で表示し、その場でサインをしてもらうこともできます。サインした書類はその場で共有したり、印刷することも可能です。従来の紙の契約書のように一度印刷して取引先に郵送したり、サインした書類を送り返してもらう必要もないため、印刷や郵送にかかる時間やコストの削減に繋がります。

4. セキュリティ面も安心

会社の機密情報を日常的に取り扱う方はセキュリティ面も気になるでしょう。PDF Readerはアプリをダウンロードし、ローカル環境で編集することができます。オンライン版の編集ツールなどのようにファイルをオンライン上にアップロードしたり、編集後のファイルをダウンロードする必要がなく、端末内で編集処理を完結することができるので、企業の大切な情報が外部に流出するリスクを最小限に抑えることができます。

また、PDFファイルにパスワードを設定して保護することも可能です。機密情報を含むファイルに閲覧制限を設定することで、万が一他の人に誤ってファイルを送信してしまった場合でも、情報漏えいを防ぐことができます。編集制限やコピー制限、印刷制限なども設定することができ、情報の改ざんや外部の人に情報が漏れるリスクを抑えることが可能です。

他にもスタンプで「社外秘」などを作成して簡単にファイルに追加したり、著作権を守りたい場合には、ドキュメントにウォーターマークを追加することも可能です。ウォーターマークに入れたい社名やブランド名などを設定してドキュメントに挿入することができます。

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PDF ビジネス：まとめ

いかがでしたか？PDFファイルは異なるデバイスでも同じレイアウトで表示することができ、ファイル容量も小さくすることができるため、書類のやり取りが多いビジネスの場面では欠かせないファイル形式です。ビジネスの場面でPDFファイルを頻繁に利用する方は、PDFファイルの閲覧や編集ができるPDF編集ツールを利用することで効率的にドキュメント作業を行うことができます。PDF編集ツールを使ってみたいけど、どれを使っていいか分からないという方は、ぜひ今回ご紹介したPDF Readerを使ってみてください。