経済産業省でもDXを推進するためのガイドラインが2018年12月にとりまとめられるなど、多くの業界や企業で推進されています。しかし、コロナ禍でもなお従来の商習慣を続け、遅れを取っている業界の一つが不動産業界です。
今回は、不動産業界がDXを導入するメリットや、なかなか進まない理由について解説します。後半で不動産業界でDX化を進めるのにおすすめのツールもご紹介しますので、是非参考にしてみてください。
目次
そもそもDXとは？
DXとは、デジタルトランスフォーメーション（Digital Transformation）の略で、2004年にスウェーデンのウメオ大学のエリック・ストルターマン教授が提唱した概念です。
それを前提に、経済産業省が2018年に「デジタルトランスフォーメーションを推進するためのガイドライン（DX推進ガイドライン）Ver.1.0」を取りまとめ、現在日本の企業に対して積極的にDX推進を促しています。
ガイドラインでは、次のように定義されています。「企業は、既存のビジネスから脱却して、新しいデジタル技術を活用することによって、新たな価値を生み出していくことが求められている」※1
一見IT化と似ているように見えますが、目的が明確に異なります。IT化は、製品やサービスの質の向上や業務の効率化の為に、手動で行われていた作業をデジタル化するというのが主流でした。一方DXは、デジタル技術を活用することによって得られる、消費者の利益や自社の組織風土・ビジネスモデルの革新などが主な目的になります。
※1参照：デジタルトランスフォーメーションに向けた課題の検討｜経済産業省
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不動産業界でDX化を進めた方がいい理由
まずは、不動産業界でなぜDXを進めた方がいいのか3つの理由を解説します。
アナログ作業が多い
不動産業界は未だに来客対応や内見対応は対面式で行っていたり、書類は手書きで作成しているものもあるなど、あらゆる業務がデジタル化されておらず、マンパワーに依存できていない状況が続いています。
総務省の「令和元年通信利用動向調査報告書」※2のテレワーク導入状況の推移によると、2019年時点の不動産業界のテレワーク導入状況はわずか25.4％で、金融や保険業、情報通信業などと比較して半分程度の低水準にとどまっています。
※2参照：令和元年 通信利用動向調査報告書（企業編）｜総務省
人手不足
不動産業界では、アナログ作業による非効率な業務プロセスが定着しているため、他の業界に比べてサービス残業が多い傾向にあります。その結果、業界全体の離職率が高くなり、慢性的な人手不足に悩まされています。
限られたベテラン社員が物件査定に時間を取られることで、新人や若手に十分な教育の時間を割くことができず、結果的に人材育成がきちんと行えなくなってしまいます。また、一部の社員に作業が偏り、スムーズに業務を進めることが難しくなるでしょう。
顧客からのニーズが多様化
コロナ禍の影響もあり、店舗に直接足を運ばず、インターネットやスマートフォンを利用して物件を選ぶ方が増えてきています。また、働き方やライフスタイルの変化に伴い、都心の築浅の物件だけでなく、都心から離れたエリアや、中古物件、リノベーションの有無など、顧客が求めるニーズや要望は多様化してきています。
そのため、古い商慣習から脱却し、顧客のニーズに合った新たな体制や取り組みが求められています。
不動産業界でDX化を進めるメリット
ここでは、不動産業界でDXを推進するメリットを２つご紹介します。
1. 業務効率化
DXを活用して今までのアナログ方式のやり方からデジタル方式にシフトすることで業務の効率化を図ることができます。
従来のマンパワーに頼ったアナログな作業方式をデジタル化することで、業務プロセスを見える化や数値の分析も簡単に行うことができるため、作業の無駄を省き、人件費も最小限に抑えることができます。
2. 人手不足の改善
DXを導入して業務プロセスの見直しや棚卸しを行うことで、業務を自動化し、無駄な作業を廃止することで、生産性を飛躍的に向上させることができます。
それにより、不動産業界で慢性的な問題だったサービス残業や人材不足を改善させることが可能です。
不動産業界のDX化が進まない理由
不動産業界でDXを進めるメリットは多くありますが、DXに取り組めば必ず効果が出るわけではなく、適切ではない方法で進めると期待した成果は得られず、多額の投資が無駄になってしまうリスクが存在します。ここでは、DX化がうまく進まない場合に考えられる主な理由を2つご紹介します。
目的が不明確
DXの明確なビジョンが経営層から従業員にきちんと説明されていないまま導入してしまうと、現場は何から取り組めばいいかわからず混乱を招く恐れがあります。
ITシステムの導入という手段が目的になってしまい、思うような成果に繋げることができなくなってしまいます。また、DXの明確な目的が示されていない場合、現場からの理解や協力を十分に得られず、推進が滞ってしまう可能性もあります。
DXのやり方がわからない
DXは単にIT技術を取り入れればうまくいくわけではなく、会社のビジネスモデルや業務システムを根本的に改革しなければなりません。そのため、経営層がDXやIT技術について十分に理解を深め、明確なビジョンを従業員に示すことが必要不可欠です。
経営層が本質を理解していない場合、IT部門の担当者にDX推進を丸投げするような形になってしまい、十分な成果を上げることができない可能性があります。きちんと成果につなげるためには、経営層がIT分野に関して十分な理解を深め、やり方を把握した上で取り組むことが重要です。
不動産業界でのDX化を進めるのにオススメなツール
ここでは、不動産業界でのDXを進めるのにおすすめのKdan Mobileのツールを3つご紹介します。是非参考にしてみてください。
1. クラウドサービス「Kdan Cloud」
Kdan Cloudは基本プランで２GBの無料ストレージが利用可能なクラウドストレージサービスです。ファイルのバックアップや共有、管理ができ、MacやWindowsだけではなく、iPadなどのタブレット端末や、iPhone/Androidなどのスマートフォンでも利用することができます。
デバイスを問わず利用できるため、内見の際に外で資料を確認したり、顧客が店頭に足を運ばなくても資料を共有することができます。容量の多いファイルを送りたい場合はファイルのリンクを発行して共有が便利です。受け取り相手がKdan Cloudを持っていなくてもファイルの閲覧が可能です。
2. PDF編集ツール「PDF Reader」
PDF Readerは全OS・デバイスに対応している機能豊富なPDF編集ツールです。直感的に操作できるUIで初心者でもスムーズに使いこなすことができます。他の多くのPDF編集ツールでは有料版のスキャンやOCRなどの機能にも対応しており、無料で利用することができます。
顧客リストや物件資料などを電子化し、閲覧や編集、共有が可能です。PDFファイルにテキストや図形、画像を追加・削除したり、注釈や電子サインの追加が可能です。ファイルの分割や結合、圧縮、保護などが可能で、PDFファイルをExcelやPowerPoint、Wordなどの文書ファイルに変換することも可能です。PNGやJPEGなどの画像形式等にも変換が可能で、用途に合わせて利用することができます。電子化したファイルの編集をPDF Reader一つで完結させることができるため、複数のツールを併用する必要はなく、効率的に作業を行うことができます。
Kdan Cloudと組み合わせて利用することで、クラウド上でファイルの編集やフォルダ管理が可能です。DropboxやBox、Google Driveなどと連携して利用することもでき、ファイルの共有をスムーズに行うことができます。外出先や出張先、移動時間中でもデバイスの違いを気にすることなく、いつでも・どこでも作業を効率的に進めることができて便利です。
全OSに対応しているため、チームの共通ツールとして導入する際にもおすすめです。
PDF Readerを無料で使ってみる：iOS ．Mac．Windows
3. 電子契約ツール「DottedSign」
DottedSignは契約業務を電子化し、ワークフローを安全かつ効率的に進めることができる電子契約ツールです。契約書類の作成から、契約締結までツール内で一元管理が可能で、あらゆるデバイスで場所や時間を気にすることなく申請・サインが可能です。従来の紙の契約書の場合、契約書を印刷し、取引先に送ったり、サインをした書類を返送してもらうといった手間と時間のかかる作業が必要でした。契約業務を電子化することで、それらのコストを削減し、効率的に進めることができます。
タブレット端末を使って利用すれば、内見後にその場で契約書にサインをすることが可能です。何度も入居者が店頭に足を運ぶ必要がなくなり、作業効率も大幅に向上します。
また、リアルタイムで契約業務の進行状況を確認することができ、通知機能やリマインダー機能を活用することで、ワークフローの遅延を防ぐことができます。PDF Readerと一緒に活用することで、電子書類を効率的に作成・編集することができて便利です。
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まとめ
いかがでしたか？現在の不動産業界は長時間労働や人手不足、マンパワーに頼ったアナログな業務プロセスなど、多くの課題を抱えています。コロナ禍を経て、今後着実にDX化が進んでいきます。不動産業界もその流れに取り残されることのないようにDXの導入を是非検討してみてください。何から始めたらいいのか分からないという方は、無料で使えるKdan Mobileのおすすめツールを活用してみるのが良いでしょう。