近頃「OCR」という言葉をよく耳にする機会が増えたのではないでしょうか？最近ですとLINEアプリのアップデートによりOCRの機能が追加されました。それでは一体OCRとはどのような機能なのでしょうか？
今回はOCRの基本的な機能や歴史、OCR導入のメリット、また、OCR機能が搭載されてたおすすめスキャンアプリをご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
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目次
OCRとは？
OCRとは（Optical Character Recognition）の頭文字をとったもので、日本語で「光学文字認識」を意味します。つまり、画像や書類などから文字を抽出し、文字データに変換する技術のことです。具体的には、紙の文章をスキャナーで読み込み文字を認識してパソコンやスマホなどで利用できるテキストデータに変換する技術です。
OCRが開発されたことによって、従来では紙に書かれている文字を一度人間が読み取ってデジタルデータに変換していたといった作業がなくなり、手間が大幅に削減されたのはもちろんのこと、データ入力時の入力ミスといった人為的ミスも削減することができ、業務効率が非常によくなりました。
OCRの歴史とは？
OCRの歴史は古く、1928年にオーストラリアで印刷された数字を読み取るOCRが開発され、その翌年である1929年にはアメリカで数字とアルファベットを読み取るOCRが開発されたと言われております。日本では、1968年に郵便番号の読み取りと自動仕分けのための機械として製品化されたOCRが初の国産OCRとして開発されました。
その後、世界各国と同様に研究・開発が進められ、1970年代には手書きのカタカナ文字を認識するOCRが登場し、現代である2010年にはスマホやタブレットと連動する小型のOCR端末や、スマホのカメラで撮影して使うOCRアプリも登場。今ではビジネスだけではなく個人向けとしてもOCRの利用が広がっております。
OCRを導入するメリットとは？
OCRの概要や歴史がわかったので、ここからは具体的な役割や導入のメリットについて述べたいと思います。OCRの役割として大きく3つのことが挙げられます。
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- データ入力の手間削減による業務の効率化
- 文字（テキスト）データの読み込み
- 保存されたデータの検索
それぞれについて解説していきます。
メリットその1：OCR機能によってデータ入力の工数削減による業務効率化
人間が手作業で紙データの入力作業を行っていると、時間がかかるという手間だけでなく、入力ミスのリスクがあるため、ダブルチェックをしなくてはなりません。
OCR機能を利用することにより、データ入力の手間が削減され業務の効率化に繋がりますのでOCRの導入をおすすめします。
メリットその2：OCR機能によって文字（テキスト）データの読み込みが可能
OCRは紙の書類をスキャンし、それを「PDF・Word・Excel」といった形式に出力することができます。書類に書かれた文字をデータ化することによって、書類の管理が可能となります。
また、紙に印刷したあとで文字の打ち間違いに気づいた場合は、間違った書類に直接修正をかけることはできませんが、OCRを利用することによって文章の誤りを訂正することができます。
OCR機能によってヒューマンエラーを防ぐことが可能となりますのでOCRの導入をおすすめします。
メリットその３：OCR機能によって保存されたデータの検索が可能
OCR機能を利用すればスキャンした書類の中で文章を検索することが可能となります。従来のやり方である紙の書類の中から、探したい言葉を発見することは非常に困難です。
しかし、OCRを利用することで検索が可能となりますので、書類を探し出し文章を発見するという作業がなくなり大幅に時間を節約することが可能です。
また、書類をデータ化することができますので書類を紙で管理する必要はありません。紙で管理する必要がなくなりますので、今までの保管スペースを他の用途で活用することが可能になることはもちろんのこと、ペーパーレスを促進することが可能となります。ペーパーレスの促進は、今まで紙を中心に業務を進めてきた企業からしたら大きな変化です。OCR機能を活用することいより、紙と時間の節約に繋がり結果的に業務も効率化されるのでOCRの導入をおすすめします。
おすすめのスキャンアプリを紹介
OCRを導入するメリットがわかりましたので、ここからはおすすめのスキャンアプリを3つ紹介したいと思います。
OCRを実装しているスキャンアプリ、実装していないスキャンアプリともにありますので、ご自身の目的に合ったスキャンアプリを選んでみてください。
1. モバイル端末からドキュメントを直接FAXで送信することが可能なOCRスキャンアプリ「Pocket Scanner」
Pocket Scannerは台湾に本社があるKdan Mobile Softwareが提供しているOCRスキャンアプリです。
特徴として、OCR機能が実装されているのはもちろんのこと、スマホやタブレットといったモバイル端末からドキュメント、写真、領収書やその他の書類を読み込み、直接FAXで送信することができます。ペーパーレス化が推奨されている現代ですが、日本では未だにFAXを使用している会社が数多く存在します。スマホなどのモバイル端末から直接送信可能であるということは、例えば、出張先から会社に向けてFAXを送ることができるので、外出が多いビジネスマンにとっては非常におすすめなOCRスキャンアプリです。
基本的な機能として、スキャンされた書類やPDFに編集ツールのテキスト機能を使い、タイトルや追加テキスト、注釈を付けたりすることが可能です。そのほかにも高度な画像処理やクラウドサービスにも対応いるのでデバイスが限定されることもなく、万能に使えるおすすめなOCRスキャンアプリです。
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2. 認識言語が193 カ国語もあるOCRスキャンアプリ
「Fine Scanner」
FineScannerはアメリカに本社を置くABBYYが提供しているスキャンアプリです。他のスキャンアプリでは書類をPDFでしか閲覧することができないなんてことがあります。しかし、Fine Scannerは、12 種類のファイルタイプで文書を認識ができます。認識言語は 193 カ国語もあり、それらをテキストに起こすことが可能です。
また、AIが「A4」「本」「名刺」などの7種類のジャンルに自動で分類してくれます。
もちろん基本的な機能であるスキャンされたデータに注釈やクラウドサービスにも対応おります。
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3. Evernoteユーザーにおすすめするスキャンアプリ「Evernote Scannable」
Evernote Scannableは、アメリカに本社を置くノートアプリで有名なEvernote Corporationが提供しているスキャンアプリです。このスキャンアプリの特徴は何といってもノートアプリEvernoteとの相性の良さです。クラウドサービスを利用してEvernoteと連携し、データの管理や編集することができます。また、名刺だけではなくレシート・ノート・ホワイトボードなど何でもスキャンすることができ、その場で保存・共有することができます。
加えて複数の名刺や文書を、一度の撮影で同時スキャンすることも可能です。
「Evernote」ユーザ―にとっては、Evernote Scannableはとてもおすすめなアプリです。
こちらのアプリは現段階でOCR機能を実装していないので、選ぶ際は注意してください。
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筆者がおすすめするPocket Scannerの機能紹介
ここではおすすめOCRスキャンアプリ「Pocket Scanner」の機能紹介を致します。
複数の書類を1つのPDFにまとめることが可能
連続キャプチャーボード機能と言われ、複数の書類をスキャンして１つのPDFファイルに保存することが可能です。複数のPDFデータを他の人に送信する時、バラバラに保存されてしまうと、検索に時間がかかってしまいます。Pocket Scannerを使えば、パソコンに複数のPDFを取り込む段階で、１つのPDFにまとめることができます。
モバイル端末から直接FAXで送信することが可能
先ほども述べましたが、スマホなどのモバイル端末からドキュメント、写真、領収書やその他の書類を読み込み、直接FAXで送信することができます。コロナ禍の現代、ペーパーレス化が加速してきていますが、まだまだ紙の文化は根強く残っております。モバイル端末から直接FAXが送信可能であるということは、FAXを送るという作業のみだけにオフィスへ出社する必要がありませんのでペーパーレス化を加速することが可能です。
さまざまなクラウドサービスとファイル共有することが可能
Pocket ScannerはスキャンしたデータをGoogleドライブやiCloudといった、さまざまなクラウドサービスとファイル共有することが可能です。これによって、スマホだけでなくパソコンやタブレットでも保存したり扱うことが可能となりますのでデバイスに限定されることはありません。外出先でスキャンしたデータを自宅のパソコンで閲覧・編集することも可能となります。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
この記事ではOCRの基本的な知識や歴史、OCRを導入するメリット、おすすめスキャンアプリをご紹介しました。OCR機能を搭載しているスキャンアプリを活用することで、業務の効率化のみならずペーパーレス化の加速にも繋がります。
この記事を読んでくださった方々が、無駄な紙の書類を削減したりなどペーパーレス化に繋がればとても嬉しく思います。OCRスキャンアプリの導入は簡単にできますので上記のおすすめスキャンアプリを参考にしてくださいませ。