働き方改革をはじめ、国内全体で働き方が多様化している中で、リモートワークやテレワーク、固定のオフィスなくしてオフィスを共有するシェアオフィスなど、様々な言葉を耳にするようになりました。そんな中、皆さんはハイブリッドワークという言葉を耳にしたことがあるでしょうか。実は今後、主流になるのではないかと言われている働き方で、すでに取り入れている企業もあるハイブリッドワーク。
本記事では、ハイブリッドワークとはどんな働き方なのか、なぜ必要とされているのか。そして、ハイブリッドワークのメリットや課題、すでに取り入れている企業など、ハイブリッドワークについて詳しくご紹介していきます。
目次
そもそもハイブリッドワークとは？
ハイブリッドワークとは、従来主流で、現在もまだまだ多くの企業が行なっている「オフィスワーク」と、自宅やシェアオフィスなどオフィスと離れた場所で働く「テレワーク」を組み合わせた働き方のことです。新型コロナウイルスの感染拡大により、以前よりもテレワークが一気に普及した一方で、フルリモートで完全に自宅で勤務することができない業務形態や、そうしてしまうと効率が下がるなど、企業には様々な事情が存在します。そこで、ハイブリッドワークという、オフィスと自宅の混合型を採用する企業も出てきたのです。企業によっては、勤務制度として導入しており、最低限の出社しなければならない日数が定められているだけで、それ以外は自宅で作業を行なって良かったり、特定の日は全員が出社しなければいけないというルールがあったりと、独自のルールを定めてハイブリッドワークを取り入れています。
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ハイブリッドワークが必要とされている背景とは？
では、ハイブリッドワークはなぜ必要とされているのでしょうか。その理由は、先ほど少し述べた通り、テレワークの急速な普及と、それによって出てきた課題や問題点を改善・解決するためです。多くの企業ができる範囲でテレワークを実施するようになった中で、実際にテレワークを取り入れてみると、従業員同士のコミュニケーションの不足や、ネットワーク環境不良など、様々な問題が浮かんできました。
お互いに直接話しをすることができなかったり、ミーティング中もネットワーク不良で聞こえづらかったり、従業員の健康状態がわからなくなってしまったり…。また、セキュリティ面などでも、完全オフィスワークの時と比べて問題が出てくるようになったのです。
そこで、完全にテレワークを実施するのではなく、重要書類を取り扱う作業を行う際は出社にしたり、テレワークを行いつつ定期的に出社をしてお互いの状況を確認したりと、テレワークとオフィスワークを組み合わせるハイブリッドワークが必要となりました。
ハイブリットワークのメリット
そんなハイブリッドワークですが、実際に活用することで得られるメリットは様々。以下では、ハイブリッドワークのメリットをご紹介します。
・ケースバイケースで業務場所を柔軟に考えられる
まず最初のメリットは、臨機応変に業務場所を考えられる点です。オフィスとテレワークの両方を利用できるため、オンライン会議が多く移動に時間を割けない場合はテレワーク、逆にオフィスで話し合う重要事項がある場合はオフィスワークをするなど、それぞれその時の状況によって使い分けられるため、より効率的に仕事を行うことができます。
・テレワークならではのコミュニケーション問題が解決しやすい
テレワークを行なっていると、どうしても問題になるのがコミュニケーション不足です。チャットツールやビデオ会議でコミュニケーションを取っていても、やはり直接会って話しをしたり、定期的に面談を行なった方が、お互いの状態をより詳細に把握することができますよね。また、オフィスワークを行なっている時特有の雑談も、コミュニケーションを取る上では重要になります。ふとした雑談からアイデアが生まれたり、困っていることを共有できたりと、テレワークだけでは不足しがちなコミュニケーションをハイブリッドワークでは取ることが可能です。適度なコミュニケーションを取ることができるのは、ハイブリッドワークの大きなメリットと言えるのではないでしょうか。
・優秀な人材を確保することができる
そして最後のメリットは、優秀な人材の確保が可能な点です。ハイブリッドワークでは、オフィスワークとテレワークを組み合わせることができるため、いわば自由な働き方が実現できます。自由度が高く様々な働き方ができる制度が整っていると、求職者にとっても企業は魅力的に写り、人材確保の幅が広がっていきます。また、自由な働き方ができることで、地域を問わず遠方の人を確保できたり、育休などのライフステージに合わせて離職する人を減らすこともできるため、優秀な人材を確保し、定着してもらうことにも繋がります。
ハイブリッドワークを導入するにあたっての課題
ここまでご紹介した通り、様々なメリットがあり魅力的なハイブリッドワークですが、それだけでなく、導入するにあたり、課題もいくつか存在します。そこで今回は、ハイブリッドワーク導入時に確認しておくべき、よくある課題をご紹介します。
・緊急時の対応が難しくなる
ハイブリッドワークでは、従業員がそれぞれ、オフィスにいたり自宅にいたりと、個人によって、置かれている環境や仕事をしている場所が様々で、従業員全員が各地に点在している状況になります。そのため、何か緊急事態が発生した際の対応が非常に難しくなります。会社からの指示や、従業員からの報告の受け取り方など、多くの観点で緊急時の対応の難易度は増してくるため、事前に緊急事態が発生した際はどのような流れで動き、指示が出るようにするのかなど、細かい部分まで確認しておいた方が良いでしょう。
・情報格差が生まれる可能性がある
続いての課題は、情報格差です。先ほども記載した通り、従業員が様々な場所に点在している状態になるハイブリッドワークでは、全員が集まって情報共有を行う機会や、それぞれがコミュニケーションを取る機会がどうしても減ってしまいます。それにより、同じ情報を知っている人と知らない人が出てきたり、情報把握の程度に差が出てきてしまう可能性が大いにあります。こちらも、事前に情報を流すフローをしっかりと確認し、従業員全体を通して認識齟齬が起こらないよう、対策しておいた方が良いかもしれません。
・勤怠管理が難しい
そして最後の課題は、勤怠管理についてです。ハイブリッドワークでは、従来のオフィスワークと異なり、テレワーク組はチャットによる報告やオンラインの勤怠管理ツール、アプリを通して個人が勤怠を報告するかたちになります。そのため、テレワークの人たちが実際に何時まで働いていたのか、実情を把握するのが困難になると同時に、気づいたら退勤していた、というような事態も発生します。
このように、ハイブリッドワークならではの課題もいくつかあるため、どのように対策をしていくのか、企業では事前に話し合いも必要です。
Kdan Mobileのハイブリッドワークの事例紹介
ここまでハイブリッドワークについて、メリットや課題など様々な観点からご紹介してきました。最後に、実際にハイブリッドワークを取り入れている企業、「Kdan Mobile」をご紹介します。
Kdan Mobileとは、台湾のSaaSのグローバル企業で、モバイルに特化したドキュメントソリューションとクリエイティブソリューションを提供している企業です。テレワークが広がる中で、より創造的で自由に、アイデアをかたちにできるよう、モバイルでもパソコンでも、様々なデバイスで使えるツールを多く提供しており、すでにそのユーザー数は2億を超えています。具体的には、電子署名ツールやクラウドツール、PDF編集ツールやメモアプリなどを通して、テレワークの普及を促進しています。
そして、そのサービスや活動、企業のあり方に注目が集まっており、Kdan Mobile自身も、ハイブリッドワークを採用しています。従業員はそれぞれテレワークかオフィスワークを選び、自由に行き来することが可能です。また、オフィスでも特に固定の席を設けないフリーアドレスを採用しており、幅広い従業員が自由に交流できるよう工夫がされています。コロナ前から、こういったハイブリッドワークを採用していたことで、突然テレワークを強いられても、それぞれの環境が整っており、大きく動揺することなく作業を進められました。
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まとめ
いかがでしたか？今回は、ハイブリッドワークについて、その概要や必要とされている理由、ハイブリッドワークのメリットや課題、そして最後にハイブリッドワークを取り入れているKdan Mobileについてご紹介しました。今後、より普及し、主流になっていくであろうハイブリッドワーク。多くの企業で、早めに一度導入検討をしておいた方が良いかもしれませんね。