普段から仕事上でも、学校などの組織でも取り扱うことが多い「ドキュメント」。その言葉を使ったことがある方も多いのではないでしょうか。ドキュメントと聞いて、違和感を覚える人はほとんどいないくらい、世の中に浸透している言葉です。しかし、実際にドキュメントとは何なのか、そしてドキュメントの種類には何があるのかなど、いざ詳細を聞かれるといまいちピンと来ないのも事実ですよね。
そこで本記事では、改めてドキュメントの定義や概要、そして代表的なドキュメントの種類やドキュメントでできることなど、さまざまな観点からドキュメントについて解説していきたいと思います。
目次
ドキュメントとは？
そもそもドキュメントとは、英語、Documentのカタカナ表記で、日本語に訳すと資料や文書・書類・記録物などの意味を持っています。「ドキュメント」と表す時、多くはパソコン用語として使われており、パソコンの文書ファイルや、システム開発時に使用する設計書や仕様書のことを指しています。そのため、主にWordやExcelで作成した文書や書類を指していることが多いのではないでしょうか。また、GoogleではGoogleドキュメントというアプリを提供しており、アプリ自体のことも、そのアプリで作成した書類のことも、どちらもドキュメントのことを表しています。
その他にも、PDFファイルのことをPDFドキュメントと表す場合もあります。分野によってドキュメントの意味は変わるため、一言でドキュメントといっても非常に広範囲のものを指しているのです。そのため、使う際にどのような意味のドキュメントを指しているのか、文脈で特定できるようにする必要があります。
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以下では代表的なドキュメントの種類をご紹介していきます。今回ご紹介するのは3つ。テキストファイルとOfficeアプリケーション、そしてGoogleドキュメントです。
・テキストファイル（PDFやCSVなど）
まず1つ目のテキストファイルとは、ドキュメントの形式を表すものです。テキストの情報やデータを表すテキストファイルにはさまざまな形式があり、テキスト形式、PDF形式、CSV形式、ASP形式、XML形式などが存在します。具体的にどのような特徴があるか、それぞれ簡単に見ていきましょう。
まずテキスト形式とは、コンピュータではなく人間が読むための文字のデータを指しており、よく耳にするHTML形式はテキスト形式の一部です。続いてPDF形式は、文書表示用のテキスト形式で、直接編集は不可となっています。そして、CSV形式はデータを改行やカンマで区切って並べてあるファイル形式のことで、主に表計算ソフトで開くために用いられる形式を指します。そしてASP形式は、HPを作成する際に便利な機能を追加できるようにするための形式、XML形式はファイルにデータを書き込むための記述形式を指します。
それぞれのテキストファイル形式で拡張子が異なり、拡張子を見ることでそのテキストファイルがどんな形式なのかを判別することができます。
・Officeアプリケーション
2つ目の種類は、Officeアプリケーションです。Officeアプリケーションとは、MicroSoft社が提供しているMicroSoft Office製品で使用されているファイル形式です。主なOfficeアプリケーションにはWordやExcel、PPT、そしてAccessが含まれます。多くの人に馴染みがあるものなので、一度は使ったことがある方も多いのではないでしょうか。
Wordでは画像の挿入や文字サイズや色、太さの変更など一手間加えた文書の作成が可能です。またExcelは表計算ソフトのため、表やグラフ作成や数値の計算、関数を用いた複雑な計算などあらゆる表現ができるようになっています。PPTは、会社や学校などでプレゼンテーションを行う際の資料作成で多くの人が使っているはず。テキストや画像、アニメーションなどを追加したスライドを作成し、順番に表示することができます。そして最後のAccesは、他の3つに比べて使ったことがない方もいるかもしれません。Accesとは、データベースソフトで、大量のデータを管理することができるものです。
・Googleドキュメント
そして最後は、Googleドキュメントです。先ほども記載した通り、Googleドキュメントでは文書の作成が可能で、アプリケーションそのものも、アプリケーションを使って作成された文書もドキュメントと呼ばれています。クラウド上でドキュメントを作成することができるため、複数人で同時に編集することが可能で、共有も他のテキストファイルに比べて簡単なのが特徴です。
ドキュメントでできることとは？
このように、ドキュメントの種類は多く存在し、それぞれの特徴や形式が異なります。では、ドキュメントではどのようなことができるのでしょうか？以下では、ドキュメントでできることを具体的にご紹介します。
・文書を作成・管理できる
まずは、文書の作成や管理です。どのような形式でも、ドキュメントでまず行うことは文書の作成ですよね。一言で文書の作成といっても、テキストに色や図をつけたり、テキストの文体を変えたりと、作る人や使うツールによって出来上がる文書はさまざまです。文書の作成には、先ほどご紹介したWordやGoogleドキュメントを使用する場合が多いのではないでしょうか。また、ドキュメントを使って文書の管理ができるのも便利ですよね。作成した文書に名前やタグを付けて保存することで、それぞれの文書の検索や管理を簡単に行うことができます。
・文書の閲覧ができる
作成や管理だけでなく、もちろん閲覧も可能です。例えばPDF形式は閲覧専用のため、作成した文書を他の人に渡しても編集されることなく、第三者は閲覧のみ可能です。
・文書をメールに添付して送信することができる
さらに、文書の共有も可能です。作成した文書に名前を付けて保存したら、その文書をメールに添付して送信することができるのです。皆さんも、仕事で一度はメールに文書を添付して送信した経験があるのではないでしょうか。
ドキュメントでできることはドキュメントの種類によって異なる！？
ここまでご紹介した通り、ドキュメントでできることはさまざまですが、できることはドキュメントの種類によって異なります。
例えば、WordやExcelで作成した文書は、そのままPC上に保存することが可能です。しかし、複数人が同時に文書を編集したり、誰かが作成し保存した文書を、そのまま他の人が閲覧することはできず、一度メールなどで送信し共有する必要があります。一方で、Googleドキュメントでは、複数人で同時に共同編集をしたり、保存した文書を同じクラウド上でそのまま他の人が閲覧することが可能です。しかし逆に個人のPCに保存したい場合は、PDFやCSVなど他のテキストファイルでダウンロードする必要があります。この場合、PDF形式では編集ができないため、その文書を編集したい場合は、専用のPDF編集アプリが必要になるのです。
Kdan Mobileが提供する「PDF Reader」のご紹介！
ここまで、ドキュメントについてさまざまな観点から解説をしてきましたが、最後に、PDF形式で保存したドキュメントの編集や共有に便利なツール「PDF Reader」をご紹介します。
PDF Readerとは、Kdan Mobile社の提供しているPDF編集ツールです。無料版でも豊富な機能が搭載されており、ドキュメントの編集や統合だけでなく、PDF上で電子サインの手続きなどさまざまなことが行えるのが特徴です。外部ツールとの連携を行うこともできるため、管理の生産性を向上させることができるツールとなっています。また、様々な種類の文書機能をサポートしており、デスクトップアプリとモバイルの両方で使用することができます。そのため、場所や時間を問わず外出先などでも作業を行うことができます。どこからでもファイルへのアクセスをすることができる点は非常に便利で、すでに多くの企業でも採用されています。その他にも、ハイライトや下線、注釈、手書きのコメントを追加することができたり、様々なファイル形式に対応しているため、違うファイル形式からの変換も可能です。
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ドキュメントとは：まとめ
いかがでしたか？本記事では、改めてドキュメントの定義や概要、そして代表的なドキュメントの種類やドキュメントでできること、そして最後にPDFドキュメントを編集できるツールをご紹介しました。これからも多くの場面で使用するであろうドキュメント。皆さんも豊富な機能やツールを使い分けてみてくださいね。