「毎日膨大な書類を利用しているため、探すのに時間がかかっている」「おすすめのドキュメント管理アプリが知りたい」「ドキュメント管理アプリを利用するとどんなメリットがあるの？」などと感じている方は多いでしょう。
今回はドキュメント管理について徹底解説します。ドキュメント管理の課題やメリット、おすすめのドキュメント管理アプリも紹介していますので、是非参考にしてみてください。
目次
ドキュメント管理とは？
電子化したドキュメントを管理・保存・活用・削除までの一連の作業を管理することです。ドキュメント管理がきちんとできていることによって、「必要なドキュメントの管理と保存」と「情報と知識を有効的に活用」の2点を実現することができ、「必要なドキュメントを必要な時にいつでも、必要な方が場所を問わず、すぐに閲覧・利用することができる」ようになります。
ドキュメント管理の課題
ここではまず、ドキュメント管理がきちんとなされていない場合、潜んでいるであろうリスクについて2つご紹介します。
1. 作業効率の低下
わたしたちは日々の業務において、意外なほど多くの時間を「探す」という行為に当ててしまっています。保管場所が分からなくなってあちこち探したり、急いでいる時になかなかドキュメントが見つからず、イライラしたことがある方も多いでしょう。仮に数分で目当ての書類を見つけることができても、その行為を何度も繰り替えてしていたら、相当な時間を探す作業に当ててしまっていることになります。それほどの時間があれば、何か他の作業を一つ終わらせることができたかもしれないと感じることもあるかもしれません。
2. ドキュメント紛失のリスク
ドキュメントがどこにあるのか分からない状態というのは、ドキュメントが紛失、盗難されるなどのリスクと隣合わせの状態であるということです。探さないと分からないドキュメントがあるということは、それらが誤って破棄されたり、他社によって持ち出されたりしても気づかないということです。今日まで大きなトラブルになっていなかったとすると、それは単に幸運だったというほかありません。
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ドキュメント管理に使えるアプリを利用しましょう
私達は日々の業務の中でたくさんのドキュメントを扱い、またそれらを処理するのに多くの時間をかけています。それらのドキュメントはデータファイルの場合もあれば、紙媒体の場合もあるでしょう。それらを効率的に管理するには、ドキュメント管理アプリを使用すると良いでしょう。ドキュメントの管理場所がひと目で分かるように分類して管理したり、検索機能を利用して探すこともできます。バージョン管理をすることで必要な時に常に最新の資料を利用することが可能になります。
ドキュメント管理ができるアプリを利用するメリット
ここではドキュメント管理が可能なアプリを利用する４つのメリットをご紹介します。
1. ドキュメントをすぐに見つけられる
ドキュメント管理システムに書類を保存すると、タイトルや内容を明記した状態で保管することができます。そうすることで、それらをキーワードにして検索するとすぐに必要なデータを見つけることができます。従来の紙のドキュメントの管理方法だと、大量にある書類の中からページを一枚一枚めくって探す必要がありました。しかし、検索機能を利用すると一瞬で必要な書類を見つけることができ、大幅な生産性の向上につながるでしょう。
2. データの共有が簡単
ファイルの共有機能が付いたドキュメント管理システムであれば、メールやチャットツールなどを使って簡単にファイルを共有することができます。クラウドストレージサービスと連携できるアプリであれば、あらゆる端末からファイルに悪世することが可能になり、ファイルの閲覧、編集、共有も場所を問わず簡単に行うことができます。
3. ペーパーレス化を進められる
ドキュメント管理に使えるアプリを利用することでデータをパソコンやクラウド上で管理するため、紙の書類のように整理するためのファイルや保管場所を用意する必要がなくなります。また、ファイルを一つ一つ開いて探す手間もなくなるため、作業効率も上がります。紙の書類がないと不安に感じる方もいるかも知れませんが、データ化しておくと必要な時に検索して何度も印刷が可能です。
4. セキュリティの強化
アプリの管理権限を利用することで、ドキュメントの閲覧や編集、印刷などの権限を自由に設定できるようになります。紙の書類だと、書庫を購入してファイル一つ一つにロックを掛けていくという途方もない時間がかかってしまいますが、システムであればシステム全体にも制限をかけることができ、簡単かつ安全にドキュメントを保護することができます。
ドキュメント管理に使えるアプリを紹介
ここでは、ドキュメント管理に使えるおすすめのアプリを紹介します。
Kdan Cloud
KdanのKdan Cloudはオンラインであらゆるファイルの閲覧が可能で、KdanのPDF ReaderやNoteLege、AnimationDeskなどと連携して簡単にファイルの管理が可能です。容量の大きなデータはリンクを共有してファイルやフォルダを共有することができます。
Kdan CloudのファイルはTSL/SSLとRESで暗号化によって安全に保護されており、ユーザーはパスワードやアクセス権限を設定して安全にドキュメントを管理することができます。プロジェクトやファイルのバックアップも簡単に取ることができ、数回タップするだけで行うことができます。
ドキュメント管理と一緒に抑えたいドキュメント編集アプリ「PDF Reader」
ここでは、ドキュメント管理ツールを一緒に利用すると便利なPDF管理アプリ「PDF Reader」についてご紹介します。PDF ReaderかKdan Cloudと同じ台湾のKdan Mobileが提供しているツールです。
豊富なファイル編集機能
PDF Readerはファイルの分割や結合、圧縮、保護することが可能で用途に合わせて自由にファイルを編集することができます。ファイル形式の変更も可能でPDFファイルをExcelやWordなどの文書ファイルに変更したり、PNGやJPEGなどの画像ファイルに変更することもできます。
ファイル内のテキストの変更や追加、削除も可能で、注釈もつけることができます。日常的にPDFファイルを利用する方にとっては、基本的な機能はPDF Reader１つですべて行うことができます。
全OS・デバイスに対応
MacやWindowsなどのパソコンだけでなく、iPadなどのタブレット端末、iPhoneやAndroidなどのスマートフォンなど、あらゆるOSやデバイスで利用することができます。外出先や出張先で利用することが多い方でも端末の違いを気にすることなく利用することができて便利です。色々なデバイスを利用している可能性が高いプロジェクトでも誰でもインストールして利用可能なため、共通のツールとして導入しやすいでしょう。
遠隔での作業や在宅ワークの時にも様々な端末で利用が可能です。電車での移動中にスマートフォンでサッと今日の資料に目を通したり、会議でPDFを資料にして説明しながら、タブレットで直接決まったことを書き残しておくことも可能です。
あらゆるオンラインストレージサービスと連携
Kdan Cloudはもちろん、Google DriveやBox、Dropboxなど、あらゆるオンラインストレージサービスにも対応しています。既に利用しているサービスにも簡単に連携することができ、作業効率の邪魔をしません。メールやチャットに添付して共有したり、プリンターやFAXを連携することも可能です。紙のドキュメントじゃないと不安という方もすぐに印刷して紙の文書を入手することもできるため、安心して利用できます。
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ドキュメント管理：まとめ
いかがでしたか？ドキュメント管理アプリを利用すると効率的にファイルを見つけることができるだけでなく、会社の大切な情報が紛失したり、盗難されてしまうリスクから守ることができます。今回ご紹介したアプリのメリットやおすすめのドキュメント編集アプリを参考に、ぜひあなたに合ったアプリを探してみてください。