「業務効率化ツール」と聞いて、皆さんは何を思い浮かべるでしょうか？人によって思い浮かべるツールやイメージは異なるかもしれませんが、様々な分野でデジタル化が進んでいる中で、デジタル化を促進するツールとして欠かせない重要な要素の1つが、業務効率化ツールです。そこで本記事では、業務効率化ツールとは何なのか、導入するメリットや選び方、業務効率化ツールの種類、そして最後におすすめのツールを3つご紹介していきます。
目次
業務効率化ツールとは？
そもそも業務効率化ツールとは、主にITを活用し、これまで手動で行っていた作業を自動化することで業務を効率化したり、データを活用して改善・分析を行ったりするツールを指します。また、ITを活用してコミュニケーションを円滑にする場合もあります。つまり、一言で表すと、テクノロジーの力で人間の業務を手助けするツールのことです。個人・企業どちらにおいても、上手に活用することで様々なメリットをもたらしてくれるもので、近年、分野問わず多くの会社で業務効率化ツールが導入されています。
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業務効率化ツールを導入するメリット
では、業務効率化ツールを導入するメリットには一体どんなものが挙げられるのでしょうか。
生産性を上げる
まず1つ目のメリットは、生産性の向上です。ビジネスツールを導入することで、情報共有やコミュニケーションが迅速かつ簡単になったり、従来人が手動で行っていた作業を自動化することで作業のスピードが上がったりと、生産性の向上が見込めます。業務効率化ツールを導入することで、スピードを早め、人が行っているとどうしても発生しやすいミスを防ぐことも可能となります。また、ビジネスツールは様々な外部連携機能を備えていることも多く、これまで人が行っていた作業を自動化するだけでなく、画面1つで異なる様々な作業が同時に行えたりすることも珍しくありません。これにより、作業時間の短縮も実現可能です。生産性は多くの企業にとって、売上や成績に関わる非常に重要な要素です。そのため、上手にツールを活用することで生産性を向上できるのであれば、大きなメリットとなります。
コスト削減
続いてのメリットは、コストの削減です。業務効率化ツールを導入することで、これまでかかっていたコストを削減することができる場合は多くあります。例えば、従来書媒体を通して行っていた署名作業を自動化することで、紙はPDFになり保管場所も不要になるため、書類にかかる紙のコストや保管場所にかかっていたコストを削減することができます。さらに、業務効率化ツールを導入することで人が行っていた作業を自動化し、これまでそこにかかっていた人件費や、従業員の移動を含む時間など、多くのコストを削減することも可能です。
これらの他にも業務効率化ツールの導入によるメリットは存在しますが、主に挙げられるメリットとして、生産性の向上とコストの削減の2つがあります。
業務効率化ツールの選び方
このように導入メリットがある業務効率化ツールですが、どんなツールを導入するべきか、どんなツールを導入すればより役立つかは会社によって異なります。そこで以下では、業務効率化ツールを選ぶ際にポイントとなる部分をご紹介します。
業務における課題を見つける
まず最初に必要となるのは、業務における課題を見つけることです。会社全体でなにが業務の効率を下げているのか、従業員にとって働きにくい部分はないかなど、現状課題になっているものを見つけることで、その課題を解決するためのツールを導入する動きに繋がります。この「課題を見つける」作業をしないままツール導入の検討に入ってしまうと、業務効率化ツールの導入自体が目的となってしまい、導入したあとに結局どのように役立つのかが曖昧になってしまいます。そのため、業務における課題を見つけることは、ツールを選ぶ上で非常に重要な第一ステップと言えるでしょう。
使いやすいか
続いて注目するべきなのは、ツールの使いやすさです。現在の会社の制度や使用中のツールとあまりに違う使い勝手だったり、そもそも使いづらいツールをむやみに導入してしまうと、使い方を覚える作業が長くかかってしまったり、逆に効率を下げてしまったりする可能性があり、意味がありません。導入前にしっかりと使い方や使いやすさを確認し、自社や社員に合ったツールを選びましょう。
導入のしやすさ
最後は、導入のしやすさです。こちらは、使いやすさとも関わってくる部分です。導入するにあたって必要な手順や、新しいツールと既存のツールの相性も確認する必要があります。今すでに会社で使っているツールとの互換性がなければ、機能を使いきれなかったり、逆に手間が発生してしまう可能性もゼロではありません。また、導入のしやすさは、ツールにかかるコストとも関わりがあります。導入が無料のツールもあれば、もちろん有料のツールもあります。そのため、有料の場合は、そのコストを払ってまで導入する価値があるのか否かも考慮しましょう。
業務効率化ツールの種類
一言で業務効率化ツールと言っても、その種類は様々です。本記事では、どのようなツールの種類があるのかについても、以下でご紹介していきます。
ビジネスチャットツール
今では、多くの企業が導入しているビジネスチャットツール。中には企業独自のツールを開発しているところも存在します。代表的なものには、TeamsやChat works、Slack、Google Chatなどがあり、皆さんも聞いたことがあるのではないでしょうか。ビジネスチャットツールを使うことで、従来使用していたメールよりも情報共有や業務への対応がより迅速に行えるようになったり、その気軽さから社員同士のコミュニケーションの向上が見込めたりと、業務効率化には非常に役立つツールです。
RPA
RPAとは、Robotic Process Automationの略称です。これまで人間のみが対応可能とされていた作業や高度な業務をAIやルールエンジンを活用することで代行し、自動化するツールのことです。設定されたプロセスを設定された順番で実行する機能で、単純作業の工数を削減し、その分のリソースを別の作業に割り当てることもできて、業務効率化に繋がります。例えば、勤怠管理や交通費の精算確認作業、作業指示書の作成業務、販売管理のシステム管理など定型作業をRPAの導入によって自動化することが可能です。
メモツール
メモツールとは、その名の通りメモができるツールです。最近のメモツールは、ただ単にメモをするだけでなく、メモの内容をカレンダーと連動させたり、タスク管理ができたり、動画や写真、音声やウェブサイトまでメモの中に組み込むことができたりと便利な機能が盛り沢山です。そのため、種類豊富なメモツールの中から、自分たちが必要としている機能がついているものを選んで使うと良いでしょう。
PDF編集ツール
PDF編集ツールとは、PDFファイルの管理・共有や編集もそうですが、加えてエクセルやワードなど、その他のファイルから変換することも可能なツールです。PDFへの画像の挿入やテキストの追加、ハイライトで部分的に文字を目立たせるなど、PDF編集ツールを使うと様々なことができるようになります。その他にも、PDFの暗号化や他のファイルへ変換が可能になるため、安全に、かつ簡単に共有できるようになります。
スキャンアプリ
スキャンアプリとは、書類や写真をスキャンしてそのままデータ化できるアプリのことです。iPhoneなどのデバイスでもスキャンができて、スキャナーがなくてもデータ化の作業が行えるのが魅力の1つです。有名なスキャンアプリには名刺管理アプリなどがあります。ビジネスの場で数多く使われる名刺を手元で管理するのは非常に手間がかかり紛失のリスクもありますよね。しかし、名刺管理アプリでは紙の名刺をスキャンして、交換した人をデータ化し保存しておくことが可能です。紛失リスクの削減だけでなく、検索のしやすくなったりグループごとに仕分けができたりと、業務効率化にはもってこいのアプリと言えるでしょう。
このように、業務効率化ツールには用途・目的によって多くの種類が存在します。
おすすめの業務効率化ツールをご紹介
ここまで業務効率化ツールについて解説してきましたが、最後にオススメのツールを3つご紹介します。
1. モツール「NoteLedge」
まず1つ目はNoteLedgeです。NoteLedgeは、思い付いたアイディアをメモして1箇所で整理することが出来るデジタルノートです。テキストだけでなく、手書きメモや音声、写真、位置情報など様々な情報を記録することが出来るのが特徴となっています。さらに、多数のマルチメディアツールが搭載されているため、Pinterestやその他ウェブサイトをメモへ追加・保存することも可能です。メモを簡単に共有することもできます。
2. PDF編集ツール「PDF Reader」
続いてはPDF Readerです。PDF Readerは、ドキュメント編集・管理の生産性を向上させるツールです。幅広い種類の文書機能をサポートしており、PDFファイルの直接編集やテキストの編集・画像の変更などが可能です。また、PDFをWord、Excel、PowerPoint形式に変換することもできたり、ドキュメントの検索や共有が簡単にできたりと、業務効率化に繋がります。
3. スキャンアプリ「ポケットスキャナー」
最後は、ポケットスキャナーです。ポケットスキャナーは、文書や名刺、ホワイトボード画面やレシート・領収書などを簡単にPDFに変換できるアプリです。連続キャプチャモード機能で複数枚の原稿を読み取り1つPDFファイルに保存することができたり、バッチ処理機能で一括してスキャン画像の回転、形式変更ができたりと、様々な機能が搭載されています。そのため豊富な種類の書類や文書を効率的にPDF化することが可能です。また、タイトルやテキストなどをPDFや写真に自由に追加することもできるため、資料作成などにも活用可能です。
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業務効率化ツール：まとめ
いかがでしたか？今回は、業務効率化ツールとは何なのか、導入するメリットや選び方、業務効率化ツールの種類とおすすめのツールをご紹介しました。デジタル化が進み、場所や時間、デバイスを問わず様々な形態で働く人が増えている中で、無駄な手間の削減や社員同士のコミュニケーションの向上を含む業務の効率化は重要になっています。ぜひ皆さんも業務効率化ツールを上手に活用し、より良い環境づくりを行ってみてはいかがでしょうか。