【地方自治体でDX化を進めるには？】おすすめDXツールを紹介

 

ここ数年で頻繁に耳にする「DX化」という言葉。今となっては、皆さんにも馴染みがあるのではないでしょうか。そんなDX化ですが、実は自治体ではなかなか進んでおらず、新型コロナウイルスの影響により様々な対応に迫られている中で、自治体においてもDX化に注目が集まっています。そこで本記事では、そもそもDXとは何なのか、DXが解決する自治体の様々な課題、そして自治体でDXを進めるにあたっておすすめのツールをご紹介していきます。

そもそもDXとは？

そもそも、DXとは、Digital Transformation（デジタルトランスフォーメーション）の略語で、デジタル技術を活用して、企業そのものやビジネスモデルを変革していくことを指します。また、ビジネスモデルだけに留まらず、ライフスタイルも変革・より良いものにしていく取り組みのことも指しています。これまでにデジタル技術が導入されてこなかった分野において、デジタル技術により変革を起こしていく動きのことで、まさに今回ご紹介する、自治体においても、これからデジタル技術を導入し改善を繰り返すことで、DX化を進めていけるのです。IT業界をはじめとして、ベンチャー企業や外資企業など、様々な組織の変革に敏感且つ迅速に対応出来る体制が整えられている組織では、すでに多くの分野でDX化が進んでおり、様々な業務の効率化が図られています。しかし一方で、自治体ではまだまだデジタル技術の導入やDX化が進んでいないのが現状です。

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DXが自治体の課題を解決する？

では、DXを進めることで自治体のどういった課題を解決することが出来るのでしょうか。今回は、自治体が実際に抱えている3つの課題、労働人口の減少・アナログを抜け出せなていない現状・デジタル人材の不足を具体例としてご紹介していきたいと思います。

1. 自治体の課題「労働人口の減少」

まず第一の課題は、労働人口の減少です。少子高齢化が進む中で、国内需要の減少による経済規模の縮小や労働力不足が問題視されているのはご存知でしょうか。さらに自治体では、新型ウイルス感染の拡大による多くの対応に迫られる中で、ITとの連携がうまく出来ていないことでも膨大な業務量に対して労働人口が不足しているのが現状です。このような自治体における人手不足の問題も、DX化を進めることで解決へと近づけることが可能です。例えば、従来人が行っている単純な手作業や書類の保管・整理を電子化し、これまでそこに割いていた人員を別の労働に回すことができますよね。このように、様々な場面において、DX化を進め、人員を本当に必要な部分に回す・または削減することで、労働人口の減少への対応も実現可能なのです。

2. 自治体の課題「アナログを抜け出せていない」

続いての課題は、アナログを抜け出せていないという点です。先ほどの労働人口の部分でも記載した通り、自治体では、まだまだITとの連携が出来ていません。IT業界やベンチャー企業で電子化が進み始めている署名作業や書類の電子化、共有・保管方法においてもアナログな部分が多いのが現状です。DX化を進め、これまで人手で行っていた作業などをデジタルにシフトしていくことで、自治体がアナログを抜け出せていない現状の課題も少しずつ改善可能です

3. 自治体の課題「デジタル人材の不足」

最後の課題は、デジタル人材の不足です。これは、上記2つの課題と関連していますが、そもそも労働人口が不足している中で、さらにアナログを抜け出せていない理由に、デジタル人材の不足という課題が根本として存在します。自治体には、デジタルに関する専門知識を持った有識者が、IT業界などと比較するとまだまだ足りていません。デジタル人材が不足していることで、アナログを抜け出すことのハードルが高くなっており、結果的に従来のままの方法を続けている、ということも少なくないのです。そんなデジタル人材の不足ですが、様々な業界でDX化が進む中で、今ではデジタルに詳しい専門家がいなくても、簡単にDX化を実現させるツールや、支援してくれる会社が多く存在します。この後にもご紹介しますが、そういったツールや企業を上手に活用することで、DX化を進めることが可能です。そして、DX化を進めることで、デジタル人材の不足を技術で補うこともできますよね。

このように、DX化を進めることで、現在自治体で発生している様々な課題の解決へと一歩近づくことが可能なのです。では、実際にDX化を進めるにあたって、どのようなツールがあるのでしょうか。以下でご紹介していきます。

自治体でDX化を進めるのにおすすめDXツール

今回は、自治体でDX化を進めるのにおすすめのツールを2つご紹介します。DottedSignとPDF Readerです。どちらも、Kdan Mobile社が提供しているツールです。Kdan Mobile社は、2021年に、シリーズBで約17億円の資金調達を成功させた台湾のSaaS企業で、モバイルに特化した様々なドキュメントソリューションとクリエイティブソリューションを提供しています。すでに世界で2億を超えるユーザーを抱えており、今後の飛躍にも期待の企業の1つです。

電子サインツール「DottedSign」

そんなKdan Mobile社が提供しているサービスの中で1つ目にご紹介するのはDottedSign。DottedSignとは、クラウドベースで契約業務が行えて、安全かつ迅速な電子サインのサービスです。自治体でも現在注目されているDX化の促進を実現可能なツールです。どこにいても、どのデバイスを使っていても契約書の準備や締結を完了させることが可能なため、契約や承認にかかる時間を大幅に削減することが出来ます。また、署名作業を電子化することで自動で署名者に通知が出来たり、進捗管理もデジタルで可能なため、多く必要ない上に、自治体で課題とされている人手不足に関しても少ない人員で行うことが出来ます。

■DottedSignを詳しくみてみる

PDF編集ツール「PDF Reader」

続いては、PDF編集ツールのPDF Readerです。PDF Readerは、ダウンロード無料でPDFを変換・編集したり、簡単に共有が出来るツールです。PDFファイルをPNG形式だけでなく、JPEGやGIFなどの他の画像形式や、WordやExcel、PowerPointなど様々なファイル形式に簡単に変換させることが可能です。また、様々な形式に変換するだけでなく、変換した画像を別のPDFファイルに追加したり、テキストや画像の追加をすることも出来ます。ファイルの分割、結合、保護など、他社の有料版ソフトに搭載されているような機能もすべて搭載されている点は非常に魅力的です。PDF Reader一つであらゆる操作が利用できるため、効率よく作業をすすめることができます。これまで紙媒体で保管してした書類なども、PDFに変換し、保存することで、紛失のリスクが軽減ができたり、検索もしやすくなったりと、便利なポイントが多数あります。

PDF Readerを無料で使ってみる：iOS ．Mac．Windows

是非、それぞれのツールについて確認して見てくださいね。

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まとめ

いかがでしたか？今回は、そもそもDXとは何なのか、DXが解決する自治体の様々な課題、そして自治体でDXを進めるにあたっておすすめのツールをご紹介してきました。自治体でも、その他の業界でも、今後あらゆる分野で注目を集め拡大していくであろうDX化。ぜひ皆さんも、ツールを探してみたり、どのようなところでDX化が進んでいるのか、興味を持ってみてくださいね。