リモートワークが推奨されている現代、プロジェクトメンバーや社内の人との情報の共有にお困りの方も多いのではないでしょうか？「資料を共有するのにメールやチャットでいちいち送るのが面倒」「自宅以外だと社内システムにアクセスできない」などといった問題に直面すると、ストレスを感じる以外に業務効率の低下に繋がります。
今回は情報の共有について悩みを抱えている方に向けて、オンラインでファイルやデータといった情報を保存・管理することができる「クラウドストレージ」について解説します。
いつでもどこでも情報共有が可能なクラウドストレージを活用して、業務効率の向上に繋げていただけると幸いです。
目次
クラウドストレージとは？
クラウドストレージとは、クラウド上のストレージ、つまりインターネット上にファイルをアップロードして保存・管理することができるスペースのことをいいます。
リモートワークが推奨されている今、自宅や別の作業場所といった会社外でのファイルやデータといった情報の共有が欠かせない時代となりましたので、非常にニーズが高まっており、業務遂行上においてクラウドストレージは欠かせないものとなりました。
クラウドストレージを使うメリットとは？
クラウドストレージを導入するメリットは大きく3つあります。
⭐ 合わせて読みたい DXとはわかりやすく解説！デジタルトランスフォーメーションツール３選：詳しくはこちら
1. クラウドストレージを使うとサーバー管理・運用・メンテナンスが不要
自社のサーバーでファイルを管理する場合、セキュリティ対策やメンテナンスなどといった運用・保守に費用と手間がかかります。サーバーの運用・保守だけに社員を雇うとなると人件費がかさみますし、外注をするにしても高いコストは発生してしまいます。
その点、クラウドストレージを利用することによって低コストに抑えることが可能となります。サービスにもよりますが無料で利用できるクラウドストレージや月額1000円程度のクラウドストレージもありますので、導入コストを抑えることは大きなメリットといえるでしょう。
2. クラウドストレージの自動バックアップ機能
パソコンやスマホといった使っているデバイスが突然故障することや、自身の不注意で紛失してしまうことは突然起きてしまいます。もし全てのデータをデスクトップやローカルに保存していたら、そのデータは完全に失われてしまいます。
そのようなリスクを回避できるのがクラウドストレージです。クラウドストレージでは、自動バックアップ機能が提供されております。大切なデータをクラウドストレージに保存しておくことで、使っているデバイスの故障や紛失をしてしまっても自動バックアップ機能でデータ紛失の危機を回避することが可能です。
3. クラウドストレージを使うことでファイルの共有がしやすくなる
クラウドストレージはインターネット上にファイルやデータを保存しますので、ファイルの共有や共同編集が可能となります。
リモートワークが推奨されており、一緒の場所で作業をするということが非常に難しくなりましたが、クラウドストレージを使うことでファイルの共有がリアルタイムできますので、まるで一緒の場所にいるかのような感覚で作業を行うことが可能です。
またイントラネットのようなアクセス制限がなく、インターネットに繋がる環境さえあればアクセスが可能のため、PC以外でもスマホやタブレットといった端末からもアクセスできるので、業務効率を格段に向上させることが可能です。
クラウドストレージのセキュリティは大丈夫？
クラウドストレージはインターネット上でデータを管理し、かつ、複数人と情報共有が可能なため、情報漏えいや第三者による攻撃などのセキュリティに関するリスクは少なからずあります。
そのため、クラウドストレージのセキュリティ対策を確認し情報漏えいのリスクが少ないクラウドサービスを利用することをおすすめします。
クラウドストレージを選ぶポイント
ここまでは、クラウドストレージについて、そしてクラウドストレージを使うメリットを解説しました。では実際にクラウドストレージを選ぶポイントについて解説します。
選ぶポイントとしては大きく3つです。
1. クラウドストレージがスマホやタブレットに対応しているか？
「PCではアクセスできるけどスマホやタブレットではアクセスできない！」「アプリとブラウザの両方に対応しているか？」ここが重要となってきます。
クラウドストレージは社外からもアクセスできることが大きなメリットとなりますが、スマホやタブレットといったモバイル端末からのアクセスが制限があったりしたら導入をした意味が半減してしまいます。電車での移動中やカフェで休憩中にPCを開かずファイルの確認ができたら業務効率も非常にあがりますので、操作するデバイスに依存しないクラウドストレージをおすすめします。
2. クラウドストレージの容量
クラウドストレージに保存できる容量はビジネスにおいて非常に重要となってきます。今あるデータの保存のみならず、今後増えていくであろうデータの分も考保存できる容量が求められます。また保存容量に注目されがちではありますが、アップロード・ダウンロード時の容量制限も重要となってきます。
例えば扱うデータがテキストファイル中心であれば数GBの容量でも足りますが、動画や音楽など容量の大きなデータを頻繁に扱う業種であれば数TBの容量があればストレスなく業務遂行することが可能となります。
また、動画や音楽など容量の大きなデータを扱うときに「分割しないとアップロード不可」といった事態になってしまったら業務に大きな支障が発生してしまいますので「保存できる容量」「アップロード・ダウンロード時の容量」でクラウドストレージを選ぶことをおすすめします。
3. クラウドストレージの価格
クラウドストレージを導入する段階は無料だがランニングコストは発生する、大きな容量を使いたい場合は有料プランになる、クラウドサービスを使うユーザー数によって料金が変わる、などと価格設定に関してはサービスを提供している会社によってことなってきます。
「コスト削減」を目指すあまり価格重視で選んだら使いづらく失敗だった、セキュリティなどといった必須機能はオプションで結局高くなってしまった、などといったことはよく耳にします。
そのため自分たちにはどれくらいのユーザー数がいてどれほどの容量があればいいのか、そしてどの機能が必要なのかをしっかりと確認をして無理なく利用を継続できるクラウドサービスを選ぶことをおすすめします。
おすすめクラウドストレージ3選
クラウドストレージを選ぶポイントまで解説してきました。それでは最後におすすめのクラウドサービス3選を紹介します。是非導入する際の参考にしてみてください。
Kdanが提供しているクラウドストレージ「Kdan Cloud」
Kdan Cloudは全デバイスに対応しているクラウドストレージです。
Kdanが提供する全てのアプリケーションで作成・編集したファイルを保管でき、デバイスを横断して様々な形式のファイルの閲覧・編集・作成することができます。
Kdan Cloud内でDropboxやGoogle Driveなどといった他のクラウドサービスと連携する可能なので、プロジェクトチームですでに別のクラウドサービスを利用している場合や、個人・ビジネス用で使い分けている方などと情報共有することができるのが大きな特徴の一つです。
また、セキュリティ面はTLS/SSLとAES、RSA暗号化技術を採用し、安心して利用が可能です。オフラインでもファイルがサポートされているため、インターネット環境がない場合でも使用できます。
ダウンロード無料で、2GBまで利用が可能です。さらに増やしたい場合は、500GBの大容量クラウドストレージを年間$9.99で利用できます。
Microsoftが提供しているクラウドストレージ「OneDrive」
OneDriveはMicrosoftが提供しているクラウドストレージです。OneDriveはExcelやWordといったビジネスでよく使われているOffice365とも連携していることが大きなメリットです。OneDriveとOffice365との連携により、ブラウザベースのアプリやスマホアプリを使い、Officeのドキュメントの作成・編集・共有が可能となります。
料金プランは「個人向け」「ビジネス向け」「大企業向け」の3つにわかれ、「個人向け」であれば5GBまで無料で使うことができます。「ビジネス向け」になると1TB〜無制限まで使え、料金は月額540〜1,360円となっております。
WindowdユーザーであればOfficeを使っている人が多いと思われますので、Windewsユーザーにおすすめのクラウドサービスといえます。
2007年に創業したクラウドストレージ「Dropbox」
Dropboxは2007年に創業とクラウドストレージを提供している会社の中でも古株といえる存在です。特徴としてはパソコン・スマートフォン・タブレットなどのデバイスから簡単にアクセスでき、ファイルやフォルダごとにアクセス権限が設定できるので、部署や役職といった業務範囲ごとに使い分けることが可能です。2GBまで無料で使うことができ、有料プランとしては、年間12,000円で1TBまで使える「Dropbox Plus」、年間24,000円で2TBまで使える「Dropbox Professional」があります。
注意点としては、基本設定では1人のユーザーがファイルを削除または移動するとそのほかのユーザーの環境からもファイルが削除されてしまいます。そのためファイルの移動をする際は、全員にとって不要なのかどうかを考えてから移動をしましょう。
⭐ おすすめ記事 PDF編集フリーソフトのおすすめはこれ！手書き入力も可能：詳しくはこちら
クラウドストレージ：まとめ
いかかでしたでしょうか？本記事ではクラウドサービスについて触れ、クラウドストレージを使うメリット、選ぶポイントを解説し、最後におすすめのクラウドストレージを3つ紹介しました。序盤でもお伝えしましたが、リモートワークが推奨されている現代、プロジェクトメンバーや社内の人との情報の共有にはクラウドストレージは必須なものとなってきました。
是非とも本記事を参考にしていただき、用途に合ったクラウドストレージを見つけてみてください。