ビジネスの現場ではパソコンやスマートフォンは必須アイテムです。最近では仕事を効率化させてくれる便利なツールがたくさんあります。しかし、「どんな便利なツールがあるの？」「種類が多すぎて、どれを選んだらいいのかわからない・・」「おすすめのツールが知りたい！」という方も多いでしょう。
今回は社会人におすすめの便利なビジネスツールの種類のご紹介と、Kdan Mobileが提供する仕事を効率化させるおすすめビジネスツールをご紹介します。
目次
社会人におすすめのビジネスツールの種類
ビジネスマンにとって「タスク管理」や「スケジュール管理」は重要な業務の一つです。仕事の大小に関わらず、きちんと管理をしておくことで仕事の漏れや抜けを防いで効率よく進めることができます。ここでは、できる社会人にしてくれるおすすめのツールを5種類ご紹介します。
1. PDF編集ツール
ビジネスのシーンでファイルをやり取りする際によく利用されるのがPDFファイルです。PDFファイルは今まで紙でやり取りしていた書類をデジタル化し、メールやチャットで簡単にやり取りすることができます。メリットが多いPDFファイルを使いこなすには、PDF編集ツールを利用するといいでしょう。
PDF編集ツールを利用すると、PDFファイルの閲覧はもちろん、PDFにテキストや画像を追加・削除したり、既存のテキストを編集することができます。ファイルを分割して必要な部分なページだけをまとめたり、複数のPDFファイルを１つに結合してまとめたりすることも可能です。
メールやチャットツール、クラウドストレージサービスと連携できるツールであれば、編集したPDFファイルをその場で共有することができ、ファイルの確認作業をスムーズに行うことができます。
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2. 電子契約
インターネット上で簡単に契約業務を行うことができる「電子契約」に注目が集まっています。2019年4月に労働条件通知書の電子化が認められ、人事・労務面においてもこれまで書面で行っていた雇用契約を電子化することができるようになり、さらにサービス導入を検討し始めている企業も多いのではないでしょうか。
従来の紙の契約書の場合、書類を作成した後に取引先に持参または、郵送してサインをしてもらい、その書類を持ち帰るまたは、返送してもらう必要がありました。電子契約サービスを利用すると、書類の作成・送付・管理を全てオンライン上で行うことができ、やり取りにかかる時間や郵送代などのコストを削減できるだけでなく、煩雑な業務をスムーズに行うことができます。
3. 名刺管理
名刺交換はビジネスでは欠かせないでしょう。よく行われるが故に、登録作業が面倒で後回しにしてしまっている方も多いのではないでしょうか？その結果、いざ連絡しようとした時にもらった名刺が見つからなくてあたふたしてしまうといったことになりかねません。
名刺管理ツールを利用することで、面倒な名刺管理を簡単に行うことができ、連絡先が必要になったときにもすぐに見つけ出すことができます。名刺には個人情報が含まれるため、プライバシーに配慮したツールであればさらに安心して使うことができます。
4. 会計管理
会計管理ツールや家計簿アプリでは、経費精算や立て替えた支出の経費などのお金の流れを一元管理することができます。出張が多い方や、リモートワークと出社を繰り返している方にとって交通費の申請は面倒な作業です。しかし、後回しにしてしまうと、申請時に思い出せなくなってしまったり、申請漏れをしてしまう可能性があります。
会計管理ツールには、経費項目をAIを使って自動で入力してくれるものや、金額や日付をまとめて管理することができるものなどがあります。支払いが発生した時に簡単な操作で記録しておくことができ、経費精算の際にスムーズに行うことができ、その分本業に集中することができます。
5. チャットツール
従来はビジネス上のコミュニケーションの主なツールはメールでしたが、最近では多くの企業でチャットツールも利用しています。メールと違って聞きたい内容をシンプルに聞くことができたり、グループチャットを作成して複数人数でやり取りをすることができます。
あらゆるプロジェクトが同時進行で進んでいる場合、メールだと情報が埋もれてしまうことがあります。プロジェクトごとにグループを作成したり、議題ごとにスレッドを立てたりすることで、スムーズに情報伝達を行うことができます。
チャットワークのようにビジネスに特化したチャットツールを利用すると、プライベート用とビジネス用で物理的にアプリを分けることができ、送り相手を間違えて送信してしまうような危険性を未然に防ぐことができます。また、タスクを追加したり、ファイルを添付して送信することも可能で、タスクの管理や情報共有もスムーズに行うことができます。
Kdan Mobileが提供する社会人におすすめビジネスツール
ここでは、世界で2億のユーザーが利用している仕事を効率化させるビジネスアプリを提供しているKdan Mobileの社会人におすすめのツールを4つご紹介します。
1. 社会人におすすめビジネスツール「PDF Reader」
まずはPDF編集アプリのPDF Readerです。ダウンロード無料で、テキストや画像の追加や、ファイルの分割・結合・圧縮などの基本機能だけでなく、スキャンやOCR機能などの他の多くの編集ツールでは有料版の機能も無料で利用することができます。PDFファイルをExcelやWordなどの文書ファイルに変換したり、PNGやJPEGなどの画像ファイルに変換することも可能です。
MacやWindowsなどのパソコンはもちろん、iPhoneやiPad、Androidなどのスマートフォンやタブレット端末でも利用することができ、全てのOS・デバイスに対応しています。Google DriveやDropbox、Boxなどのオンラインストレージサービスや、メール、チャットにも連携可能で、編集したファイルをその場で他の人に共有することができます。外出先でファイルにアクセスしたり、ファイルの編集を行うことも可能です。
PDFファイルに電子サインを追加することも可能で、4つ目で紹介している電子契約ツールの「DottedSign」と連携させて利用することもできます。
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2. 社会人におすすめビジネスツール「NoteLedge」
NoteLedgeは映像や画像、ウェブページ、音声ファイルなど、あらゆるコンテンツを一つにまとめてノートを作成することができるマルチノートアプリです。
プレゼンテーション資料や、アイディア共有用の資料として、ファイルの形式を気にすることなく追加することができます。文字を入力したり、手書きの文字や絵を追加することも可能で、様々なアイディアや情報をストレスなく盛り込むことができます。
映像や音声をその場で収録して追加することもでき、忙しいビジネスマンが魅力的な資料を素早く作成する手助けをしてくれます。
3. 社会人におすすめビジネスツール「Pocket Scanner」
Pocket Scannerはあらゆる資料や名刺、レシートなどをスキャンすることができ、iPhoneやiPadをポータブルスキャナーに変えてくれるアプリです。JPEGなどの画像やノート、書類、レシートなどを読み取り、１つのPDFファイルにまとめることも可能です。1つ目のツールでご紹介した「PDF Reader」と連携して利用すると、スキャンして１つにまとめたPDFファイルを編集したり、フォルダー管理をすることができてさらに便利です。
4. 社会人におすすめツールビジネス「DottedSign（ドットサイン）」
DottedSign（ドットサイン）はオンライン上でスムーズかつ安全に契約業務を行い、契約書類の管理やワークフローの管理もできる電子サインアプリです。2020年9月に台湾の中華電信「A+Sign」と連携を開始し、世界で最も信頼されている電子文書の信託サービスであるAATL認証とタイムスタンプサービスに対応しました。会社の大切な契約書類を安心して扱うことができます。
DottedSignはパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレット端末など、全OS・デバイスに対応しており、場所やデバイスを選ばずに契約を締結させることができます。サイン者がDottedSignのアプリを持っていなくてもサインは可能で、システムの導入や実際の契約業務も円滑に行うことができます。タブレット端末でタッチペンと一緒に利用すれば、その場でサインをすることができます。
また、全ての契約作業のステータスを一元管理することができるため、作業の進行状況をリアルタイムで追跡することが可能です。担当者を指名したり、通知やリマインダーの設定、関係者全員に完了メールを送信するように設定することもできます。
多彩なビジネスツールを提供している
「Kdan Mobile」について
Kdan Mobileは台湾のSaaSのグローバル企業で、ユーザーが生産性と創造性をより良く活用できるモバイルソフトウェア・アプリケーションとオンラインサービスを提供しています。Kdanのアプリは世界で2億のユーザーに利用されています。
モバイルに特化したドキュメントソリューションとクリエイティブソリューションがあなたのビシネスを効率的に加速させます。
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まとめ
いかがでしたか？今回は社会人が効率的に仕事ができる便利なツールと、Kdan Mobileが提供するおすすめのビジネスアプリを紹介しました。ドキュメントの電子化やリモートワークの広がりに伴い、場所やデバイスを問わず利用できるビジネスアプリの需要はさらに高まっていくでしょう。ぜひ今回ご紹介したおすすめツールを活用し、仕事の効率化に役立ててみてくださいね。