みなさんは、普段仕事をする上でビジネスツールについて考えたことはあるでしょうか。企業や組織でも、個人でも、私たちは働いていると意識せずとも様々なビジネスツールを使用しています。使用するビジネスツールによって、作業効率が向上したり、組織の形態に合わなければ逆も然り。使用するビジネスツールは、ビジネスにおいて非常に重要な要素です。
デジタル化が進んでいる現在では、様々な企業や組織で、ITビジネスツールが多く導入され始めています。そこで本記事では、ビジネスツールとはどんなものを指すのか、ビジネスツールを導入する理由やビジネスツールの種類、そして最後にオススメのツールをご紹介します。
目次
そもそもビジネスツールとは？
そもそも、ビジネスツールとは、何を指すのでしょうか？言葉の通りビジネスで使うツールのことですが、指す範囲は非常に広く、名刺や封筒、レターセットや会社案内のパンフレットなど多くのものが含まれます。最近では多くの企業や組織でデジタル化が進んでいるため、今挙げたようなツールよりも、ITツールが多く使用され始めています。みなさんも普段プライベートで使っているような、オンライン上でのスケジュール管理が可能なカレンダーやZOOMなども、ITビジネスツールの1つです。本記事では、ビジネスツール＝ITビジネスツールとして記載します。
ビジネスツール導入をする理由
では、ビジネスツールを導入することで、どのようなメリットが発生するのでしょうか。今回は大きく分けて3つ、ビジネスツールを導入する理由をご紹介します。
1. 業務効率化が進む
まず1つ目のメリットは、業務の効率化です。ビジネスツールを導入することで、迅速な情報共有やコミュニケーションが可能になり、業務の効率化が進みます。ビジネスにおいて、情報共有を含む社員同士や社外の人とのコミュニケーションは非常に重要になります。しかしこの情報共有が対面や口頭だけになってしまうと、スピードも遅く、ミスも発生しやすくなってしまいます。そこで、チャットやスケジュール管理ツールなどのビジネスツールを導入することで、ミスを防ぎながら、迅速なコミュニケーションが可能となります。また、ビジネスツールは様々な外部連携機能を備えていることも多く、これまで人が行っていた作業を自動化したり、画面1つで異なる様々な作業が行えたりすることも珍しくありません。これにより、従来時間がかかっていた作業も時間を短縮可能となり、業務の効率化に繋がります。
2. 運用のコストを抑えることができる
続いてのメリットは、運用コストを抑えられる点です。ビジネスツールを導入することで、これまでかかっていた運用コストを削減することが可能なパターンが存在します。例えば、電子契約のツールを導入すると、これまで書類を印刷していたものがPDFで完結するため、書類のコストを削ることができます。さらに、書類の郵送費や移動時間など、それに付随する多くのコストを大幅に削減することも可能ですよね。このように、ビジネスツールの導入によって抑えられる運用コストは様々です。
3. セキュリティ対策されている
最後は、セキュリティ対策の観点からみたメリットのご紹介です。ITビジネスツールは、ビジネスでの利用を前提として開発されています。そのため、個人情報や機密情報の漏えい防止を行える高いセキュリティが実装されているのが特徴で、ITビジネスツールの多くには、端末認証、ユーザー管理、IPアドレス制限、暗号化やSSL通信などの対策が講じられています。他にも、ビジネスツールを使うことで、ログイン履歴を残すことができたり、管理者が登録したユーザーのみが登録可能など、オープンな環境よりも高いレベルのセキュリティ対策がなされており、万が一何か問題が起きた際の原因究明もしやすくなっているのです。
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ツールの種類
ここまで、ビジネスツールのメリットについてご紹介してきました。では、実際にビジネスツールにはどのような種類があるのでしょうか。以下で5種類のビジネスツールをご紹介していきます。
1. チャットツール
まずはチャットツールです。今では、多くの企業がチャットツールを導入しており、中には企業独自のチャットツールを開発しているところもあるくらいです。ビジネスツールと聞いて真っ先に思い浮かべる方も多いのではないでしょうか。代表的なものには、TeamsやChat works、Slack、Google Chatなどが存在します。チャットツールを使うことで、従来使用していたメールよりも迅速に対応が可能になったり、プロジェクトごとにチャットグループを作ることで、情報共有がしやすく、且つ整理もしやすくなっています。また、メッセージにスタンプで反応できることで、他の社員とのコミュニケーションも気軽に取ることが可能です。上手に活用すると、社内の雰囲気や業務効率の向上が見込めます。
2. RPA
RPAとは、Robotic Process Automationの略称で、これまで人間のみが対応可能とされていた作業や高度な業務をAIやルールエンジンを活用することで代行し、自動化するツールを指します。設定されたプロセスを設定された順番で実行する機能です。例えば、勤怠管理や交通費の精算確認作業、作業指示書の作成業務、販売管理のシステム管理など定型作業をRPAの導入によって自動化することが可能です。単純作業の工数を削減することができるため、その分マンパワーを別のところにまわすこともできて、効率化に繋がります。
3. 名刺管理ツール
名刺管理ツールとは、取引先や営業先からいただいた名刺をデータベースに取り込み、情報の管理をするツールです。社内での保有顧客や見込み顧客情報、営業担当それぞれの人脈などを可視化し、管理できます。データベース化することで、検索が簡単になったり、継続的なアプローチを自動化できたりと様々な点で役立ちます。
4. ペーパーレスツール
ペーパーレスツールは、先ほどメリットの運用コスト削減の件でご紹介したような電子サインツールや、Googleドキュメント、パワーポイントも含まれます。従来紙媒体で行っていた契約作業を電子サインツールに替えたり、書類や資料を紙でなくデジタル（PDF）で作成したりすることで、コストの削減や業務の効率化を図ることができます。
5. クラウドツール
そして最後は、クラウドツールです。クラウドツールとは、場所やデバイスを問わず、ネット環境があれば利用できるツールのことです。外出先や自宅など、会社以外の場所でもアクセス可能なため、移動時間を使った作業や勤務時間を削ることで作業を早く終わらせることもできるようになります。業務効率化だけでなく、ワークライフバランスを実現することも可能なため、多くの企業がクラウドツールを取り入れています。
おすすめのビジネスツールを紹介
最後に、オススメのビジネスツールを3つご紹介します。
1. PDF編集ツール「PDF Reader」
PDF Readerは、ドキュメント編集・管理の生産性を向上させるツールで、幅広い種類の文書機能をサポートしています。PDFファイルを直接編集することができたり、テキストを編集・画像の変更したりすることができます。また、PDFをWord、Excel、PowerPoint形式に変換することも可能です。ドキュメントの検索や共有が簡単にできて、業務効率化にも繋がります。
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2. 電子契約ツール「DottedSign」
DottedSignは、クラウドベースで契約業務が行える、安全で迅速な電子署名サービスです。従来紙媒体で行っていた契約書への署名プロセスを自動化し、業務の効率化・プロセスの簡易化を実現します。
3. クラウドツール「Kdan Cloud」
ファイルをオンラインで閲覧・編集できたり、クラウドストレージで安全に保管できたりとモバイルワークを簡易化するツールがKdan Cloudです。「いつでもどこでもモバイルワーク」というスローガンを元に、チームでの共有やクラウドストレージでの作業の安全性の向上を実現します。
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ビジネスツール：まとめ
いかがでしたか？今回は、ビジネスツールを導入する理由やビジネスツールの種類、そしてオススメのツールをご紹介しました。上手に活用することで、多くの無駄を削減し、より業務のしやすい環境づくりを実現できます。ぜひ皆さんも、自分に働き方に合うビジネスツールを探してみてくださいね。