重要な書類を印刷形式のまま受け渡しができるなど、メリットの多いPDFファイルですが、情報漏えいやデータ改ざんなどのリスクが気になる方も多いでしょう。
それらのリスクを軽減させるためには、PDFファイルにパスワードをかけることが大切です。
PDFファイルに無料でパスワードを設定する方法は以下の６つがあります。
● Kdan PDF Readerを使用
● Microsoft Wordでパスワードを設定
● Adobe Acrobatを使用
● Macの「プレビュー」アプリを使用
● Zip圧縮ソフト自体にパスワードを設定
● 共有リンクにパスワードを設定
目次
Kdan PDF Readerで無料でPDFファイルにパスワードをかける方法
Kdan Mobile の PDF Reader を使用して PDF ファイルにパスワードを設定する方法を以下に示します。PDF ファイルにパスワードをかけることで、ファイルをセキュアに保護できます。
-
- Kdan Mobile の PDF Reader アプリを開き、パスワードを適用したいPDF ファイルを選択する
- 画面上部の「PDFを保護」をクリックする
- 「暗号化」をタップ
- パスワードの設定オプションで、設定するパスワードを入力
- パスワードを設定したら、「暗号化」ボタンをクリック
- PDFファイルを保存
PDF Readerは、パスワード設定はもちろんテキスト変換やファイル変換、PDF保護など、便利な機能が数多く搭載されているPDF編集アプリです。
PDF Readerを無料で使ってみる：iOS ．Mac．Windows
PDFリーダーの基本機能を紹介：おすすめPDFリーダーアプリ/ソフト｜PDFを管理・閲覧・編集
PDFファイルにパスワードを設定する必要性とは？
今でも多くの企業でPDFファイルをメールで共有する際に、PDFファイルをフォルダに格納しZIPファイルで圧縮、そのZIPにパスワード設定、1通目のメールでパスワード設定されたZIPファイルを送り、その後2通目のメールにパスワードを書いて個別送信をするという方法を行っています。
IPA（情報処理推進機構）が2012年に発行した「電子メール利用時の危険対策のしおり」には、この方法でメールを送ることが推奨されており、それによって多くの企業がこの方法を採用したのですが、この方法には多くの批判があることも事実です。
そもそもどうしてPDFファイルにパスワード設定する必要があるのでしょうか？理由は企業によってさまざまですが、主な理由は以下の３つです。
PDFパスワード設定①メールの誤送信対策
メールを送った瞬間に「あ、違う宛先に送ってしまった」と気づくことはないでしょうか？送信前にあれだけ確認したはずなのに、メールを送った数秒後に違いに気づき、青ざめるような経験をしたことのある人もいると思います。
そんな時にPDFファイルを始めとしたさまざまなファイルが格納されているフォルダにZIPファイルでパスワード設定していると安心ですよね。
重要なファイルを誤った宛先にメール送信してしまったとしても、2通目を送る前に誤送信に気づけば、相手はパスワードが通知されないためにファイルを開くことができず、中の情報が流出するのを防ぐことができます。
PDFパスワード設定②他社への思いやり、コンプライアンスを守る
PDFファイルを始めとしたさまざまなファイルが格納されているフォルダにZIPファイルにパスワード設定することで、情報を盗み見しにくくさせることができます。そのため、PDFファイルにパスワードをかけるなどの対策をきちんと施すことで、相手の会社から「あの会社はセキュリティがちゃんとしているな」と思われ、自社の信頼向上に繋がる可能性があります。
PDFパスワード設定③Pマーク、ISMS認証の取得
意外と多いのがこの理由です。「うちの会社の情報セキュリティ対策はしっかりしているよ！」ということを取引先や顧客に示すために、外部の認証機関から得るお墨付きのようなものです。
PマークやISMSを取得するためには、審査機関に依頼して審査を受ける必要があります。その時に「機密情報を含むPDFファイルをメールで送信する時にはパスワード設定をして、そのパスワードを別送する」というルールを作っておかないと審査が通りにくくなってしまうのが現状です。
PDFにパスワードを設定する必要性はお分かりいただけたでしょうか？
いざPDFファイルにパスワードをかけたいところですが、パスワードをかけるにあたって3つの方法があります。
どの方法にも一長一短があるので、用途に合わせてPDFにパスワードをかける方法を使い分けるようにしましょう！
PDFにパスワードをかけるその他の方法も紹介
では、実際にPDFにパスワードをかける方法6選をご紹介します。windows10、Mac、またスマホでも対応しているので、ぜひ参考にしてください。
WordでPDFファイルにパスワードをかける方法
WordからPDF化する時にパスワード設定をすることができます。
パスワードのかけ方の手順は以下の通りになります。
-
- [ファイル]→[名前を付けて保存]をクリック。ファイルの種類で[PDF(*.pdf)]を選択
- [その他のオプション]をクリックし、[オプション]をクリック
- [ドキュメントをパスワードで暗号化する]にチェックを入れて[OK]をクリック
- [パスワード]と[パスワードの再入力]欄にパスワードを入力し、[OK]をクリック
PowerPointとExcelでは同様の操作をしてもパスワードをかけることができません。他の方法を使用するか、Wordに貼り付けてからパスワードを設定しましょう。
Adobe AcrobatでPDFファイルにパスワードをかける方法
- Adobe Acrobatを開いて、パスワードを設定したいPDFファイルを開きます。
- メニューバーから「ファイル」を選択し、「プロパティ」をクリックします。
- 「セキュリティ」ダイアログボックスが表示されたら、上部の「セキュリティ」タブをクリックします。
- セキュリティタブで、セキュリティメソッドとして「パスワードの設定」を選択します。
「開くパスワードの設定」および「権限のパスワードの設定」の 2 種類のパスワードを設定できます。 開くパスワードは PDF ファイルを開く際に必要なパスワードで、権限のパスワードは PDF ファイルに対する特定の操作（印刷、編集、コピーなど）を制御するためのパスワードです。必要に応じて、どちらかまたは両方のパスワードを設定できます。
Macのプレビュー機能でPDFファイルにパスワードをかける方法
Macの「プレビュー」でPDFにパスワード設定をすることができます。
パスワードのかけ方の手順は以下の通りです。
-
- Macの[プレビュー]アプリケーションでパスワードを設定したいPDFを開く
- [ファイル]→[書き出す]を選択し、[暗号化]を選択
- （パスワードで保護されたコピーを作成し、元のPDFは暗号化しないでおきたい場合は、新しいファイル名を入力しましょう。）
- パスワードを入力し、確認用にもう一度パスワードを入力
- [保存]をクリックして、パスワードをかけたPDFファイルを保存
ZIPファイルにパスワードをかける方法
複数のPDFファイルにまとめてパスワード設定をし、誰かに共有したい場合には、ZIPファイルに圧縮する際にパスワード設定をするのが便利です。
ZIPファイルにパスワード設定をするには、専用のソフトウェアが必要です。「Lhaplus」はWindows向けに配布されている人気のフリーソフトで、様々な形式の圧縮ファイルを作成・解凍することが可能です。すでに何かソフトをお使いであれば、そのソフトでできないか確認してみるのがいいでしょう。
共有リンクにパスワードをかける方法
最近では、メールで添付ファイルを共有する際にオンラインストレージサービスを利用するケースも増えてきました。Dropboxなどは、共有リンクにパスワードをかけることができます。これらのサービスを利用すると、PDFファイルへのアクセス履歴やダウンロード履歴も見ることができるため、より安全にファイルを共有することができます。
PDFに設定するパスワードの種類
PDFファイルには2種類のパスワードをかけることができます。
ユーザーパスワード
閲覧パスワードとも言い、PDFファイルを表示して読むことができるための閲覧許可を与えます。PDFファイルを開く時にパスワードの入力が求められます。
オーナーパスワード
権限パスワード、編集パスワードとも言い、PDFの印刷や編集不可、データの取り出しなどの機能を制限することができます。そのため、権限パスワードを知らない人はファイルを開くことはできても、印刷や編集などは行うことができません。
パスワード設定以外のpdfセキュリティ対策方法は？
ここでは、PDFファイルにパスワード設定をする以外のセキュリティ対策方法を２つご紹介します。必要に応じてパスワード設定と併せて利用することも可能です。
編集不可なPDF文書を作成
PDFファイルはWordやExcelなどのファイルに比べるとテキストの変更がしにくいですが、PDF編集ソフトを使用すれば簡単に編集ができてしまいます。
他の人にPDFファイルを送信する際に、勝手に編集されないようにするためには、編集禁止の設定を行う必要があります。
編集不可の設定を行うときには、権限設定に対応しているソフトを使用するようにしましょう。
PDF文書にウォーターマークを設定
「透かし」（ウォーターマーク）とは、文章上に表示する画像やパターンのことで、一般的には文章内容の証明や文章の不正利用を防止するために使用されます。目に見えるウォーターマークで不正利用そのものを防止することはできません。しかし、他人の写真や作品を自身のものと主張しようとする人を牽制することはできます。
パスワード設定以外にも豊富な機能を備えたPDF編集アプリ「 Kdan PDF Reader」
KdanのPDF Readerはファイル結合だけでなく、テキスト変換やファイル変換、PDF保護など、便利な機能が数多く搭載されているPDF編集アプリです。
アプリをインストールして利用するため、なんとインターネット環境がなくてもPDFファイルの結合が可能！ファイルをアップロードする必要もないため、機密文書を扱う場合も安全に処理を行うことができます。
また、全デバイスに対応しており、MacやWindowsなどのパソコンや、iPhone/iPad、Androidなどのスマートフォンやモバイル端末といったあらゆる端末で利用することが可能です。
主な機能は以下の通りです。無料の機能だけではないですが、無料でここまで使えたら十分なのではないでしょうか。
-
- 既存のテキストを直接変更
- テキストにマーカーを引く
- 透かしを追加（有料）
- パスワードを追加（有料）
- テキストや画像の追加（有料）
- スキャン・OCR機能 (有料)
- 変更履歴をタイムスタンプ付きで保存
- PDFページを回転・トリミング・挿入・置き換え・分割・結合など（有料）
このアプリを入れるだけでかなり多くの便利機能を使用できます。
KdanのPDF編集アプリPDF Readerを無料で使ってみる：iOS ．Mac．Windows
まとめ
いかがでしたか？PDFファイルを情報漏えいやデータ改ざんなどのリスクから守るためにはパスワード設定が大切です。今回ご紹介したPDFファイルへのパスワードのかけ方やパスワードの種類、おすすめのPDF編集アプリを参考にぜひあなたに最適な方法を見つけてみてください。
⭐️Kdan PDF Readerを無料で使ってみる：iOS ．Mac．Windows
業務効率化ツール「PDF Reader」
- PDFのテキストを自由に編集
- スキャン & OCR機能
- スライドショーモード
最高のPDFリーダーを、全てのデバイスに
無料お試し