社会人になると、先輩や上司に仕事を教わったり、頼まれた時にすぐにメモをとる必要があることは多いと思います。仕事ができる人はノートをまとめるのがうまいイメージがありませんか？「仕事中に効率よくメモを取れるようになりたい」「どうやったら見やすくノートをまとめることができるかわからない・・」おすすめのノートアプリが知りたい！」と感じている方は多いでしょう。

今回はメモを上手くまとめるメリットやコツ、おすすめのメモアプリをご紹介します。是非参考にしてみてください。

メモを上手くまとめる利点は？

メモを取って情報を見返して整理することで、現状を可視化することができます。そうすることで持っている情報を次に活かしやすくなります。ここではメモをうまくまとめることで得られるメリットを３つご紹介します。

1. メモを上手くまとめると後から確認することができる

メモを取っておくことで、ある一瞬に発生した情報を留めておくことができます。人の記憶は長くは持たず、その瞬間は覚えておくことができますが、少し時間が経てば忘れてしまいます。「相手が話していた内容」や「瞬間的に浮かんだ自分のアイディア」「その場の周りの状況」などを書き残しておくことで、その瞬間に考えていたことを後で思い出すことができるのです。

2. メモを上手くまとめると状況を整理することができる

情報社会と呼ばれる現代では、膨大な数の情報が目の前から瞬く間に通り過ぎていってしまいます。見聞きした情報だけでは理解できない時には、情報をノートに書いて整理するのがいいでしょう。起きた出来事を時系列でまとめたり、表にして整理したり、図式化することで一度頭の中の情報を整理することができ、次に活かしやすくなります。また、頭がスッキリするので、新たな情報に出会った場合でも掴むことができる余裕も生まれます。

3. メモを上手くまとめるとアイデアを可視化・ToDoリスト化できる

ふとした時に素晴らしいアイディアが浮かんでも、忘れてしまったらもったいないです。アイディアは浮かんだものをそのまま自由に言葉や絵で書きあらわしたり、数単語でもいいのでペンを走らせておく良いでしょう。また、走り書きで書いたものが後々何かのヒントにつながることもありますので、きれいにまとめようとせず、思うがままに書いてみましょう。

やらなければならないことや実施すると良さそうなことなどが思い浮かんだ時には、ToDoリストのようにすぐに行動できるような内容でまとめておくと良いでしょう。そうすることでひと目でやるべきことを把握することができ、即行動に移すことができます。優先順位も決めておくことでより効率的に取り組むことができます。

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仕事のメモのまとめ方　ポイント４点

ここでは、仕事で役立つメモをまとめる際に意識するべき４つのポイントをご紹介します。

1. 大事なことだけ抑える

相手が話していたことを一語一句書き留めようとすると、スピードが追いつかず、結局後で見返した時に内容が分からなくなってしまいます。そのため、重要な部分をピックアップしてメモに残すようにしましょう。特に業務に関するメモの場合には、以下の内容を書き留めておくことで後で見返した時にも困らずに済むでしょう。

• • タイトル（どんな内容か一言で言うと）
  • その作業の目的
  • 期限や作業スケジュール
  • 作業の手順
  • 注意事項
  • 日付や場所、関係者の名前

2. 色は三色

いろいろな色を使ってメモするとかえって見えづらくなったり、重要度が分かりにくくなってしまいます。また、色分けしながら書く分、まとめるのにも時間がかかり、メモを美しく残すことに意識が向いて本来の目的を見失ってしまう可能性があります。

ビジネスシーンでは基本的には黒色でメモを取り、特に重要な部分には赤色で線を引いたりして強調すると良いでしょう。もし疑問に思ったことや、浮かんだアイディアを別の色で書き残しておきたい場合などは青色を使用し、それ以上の数の色は使わないようにすることでスッキリと見やすいメモになります。

3. わからない言葉や人名はカタカナで

聞き取れなかった単語や知らない単語などはカタカナで残しておくと良いです。カタカナやひらがなは画数が少ないので短時間で書くことができ、どんな漢字で書くのか考えたり、言葉を思い出そうとする時間も省略することができます。話の区切りがいいところで相手に質問してみましょう。

また、人名をメモする時はカタカナで控えておくと良いです。誤った漢字や読み方で覚えることを防止できます。

4. メモを取ることに集中しすぎない

メモを取ることに集中しすぎてしまうと、話の流れや全体を理解できなくなってしまい、「せっかく説明してくれたのによく分からない」といったことになりかねません。話し手とコミュニケーションを取りながら、一通り説明してもらってから重要な部分だけ書き残すようにし、まずは集中して話を聞くようにしましょう。疑問に思った部分はその都度聞いて確認したり、大事な部分は復唱するなどして理解しながら聞くのが良いでしょう。

メモを整理してからノートにまとめる

メモは忘れたことを思い出すための覚え書きに過ぎません。そのため、たとえ走り書きだったとしても、必要な時にそれを見て行動に移すことができればそれでいいのです。中には時間を掛けて丁寧に美しく書きまとめたい方もいるでしょう。そういった方は家に帰ってからじっくり行うようにしましょう。

仕事のやり方を教えてもらった時や作業を依頼された時には、相手の時間も使ってもらっているということを忘れてはいけません。最終的にメモを参考にしながらミスなく1人で作業を進められることが重要なので、そのために必要な情報を素早く簡潔にまとめて、それを見て正確に実行に移せるか意識しながらメモをとるようにしましょう。

教えてもらったところは実践しましょう！

その場では理解したつもりでも、実際に手を動かしてみるとさらに細かな部分でわからないことが出てくることもあります。一発でうまくできるように情報を整理することに必死になりすぎず、実践してみて行き詰まったら上司や先輩に声をかけて確認し、また作業を再開するといったことを繰り返しやってみましょう。始めのうちは一人でずっと悩んでいてもなかなか解決しません。できるだけ質問の回数は少なくなるようにまとめて聞くことがポイントですが、どう進めたら作業を早く終わらせることができるか考えながら進めましょう。

できる社会人はメモアプリを使っている！

メモアプリは紙のノートのように利用できるデジタルデバイスです。タブレットでタッチペンを使って利用すると紙にメモしているのと同じように書き込むことができるだけでなく、フォルダを作成して整理したり、検索機能を使ってキーワード検索することも可能です。

また、ノートのページ数は好きなだけ増やすことができるので、紙のノートのように途中でページがなくなってしまったり、新しいノートを買いに行くのを忘れて書く場所に困ったりすることもありません。

中には手書きではなく、テキストで入力してまとめたいという方もいるでしょう。メモアプリを利用すると用途に合わせてテキストと手書きの両方を使ってノートをまとめることができたり、気になるWebサイトから文章をコピーして入力する手間を省いたりすることも可能です。

社会人におすすめメモアプリ「NoteLedge」

KdanのNoteLegeはテキストや手書きでメモを残せるのはもちろん、画像や動画、音声ファイル、Webサイトの情報など、あらゆる情報を一括してまとめることができる無料の多機能ツールです。

豊富なペンの種類

NoteLegeは万年筆・筆・筆（太）・ペン2種類・ペン（太）・鉛筆・鉛筆（太）・シャープペンシル・虹色ペン・マーカー・インクペンといった12種類のペンを使用してノートに書き込んだり、スケッチしたりすることができます。カラーパレットは4種類もあり、好きな色で自由自在に描くことができます。

あらゆるファイル形式の情報を1箇所に整理できる

写真や動画を撮影し、そのままノートに追加したり、文章でまとめるのが難しい場合には、その場で音声を録音して追加することもできます。Webサイトの記事を追加して保存したり、気に入った画像をドラッグ＆ドロップで挿入することも可能です。作成したファイルはPDFファイルなどに出力したり、そのままプレゼンテーション資料として端末から発表することもできます。

簡単に共有可能

メールやチャット、SNSなどを使って簡単に素早くファイルを共有することができます。クラウドストレージサービスで管理・共有すると、他の人と協力してノート作成したり、お互いのノートを見せ合って情報をシェアしたりすることも可能です。

NoteLedge公式サイト

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仕事 メモ：まとめ

いかがでしたか？上手にメモをまとめることができると、仕事でもプライベートでも、短い時間の中でより正確に多くの作業をこなすことができます。また、紙のメモ帳だけでなく、メモアプリを活用するとより効率的に情報をまとめて管理することができます。メモアプリはいろいろな種類がありすぎて選べない！という方はぜひ無料で使えるKdanのNoteLegeを使ってみてください。