PDFファイルに文字を記入したい時にまだ印刷して手書きで書き込んでいませんか？「テキストでPDF文書に入力したいけど、どうしたらいいのか分からない・・」とお困りの方も少なくないでしょう。今回は無料でPDFファイルに文字を記入できる方法をご紹介します。便利なPDF編集ツールや色々なお役立ち機能も紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
PDFに文字を記入するには？
PDFファイルに文字を入力するためには、PDF編集ツールが必要です。PDF編集ツールには有料版や無料で使えるものなど、様々な種類のものがあります。無料版の場合、使える機能が限定的だったり、フォントの種類が限られていたりすることもあるため、自分が使いたい機能に対応しているかどうか確認して決めるといいでしょう。多くの場合、有料版にはお試し期間が設けられています。短期間だけ使用したい場合や、今回限りだけ使いたい場合にはお試し版を活用するのがおすすめです。
⭐ 合わせて読みたい
モバイル対応SaaSサービスをご紹介：詳しくはこちらをご確認ください！
PDFに文字を記入できると便利な場面は？
PDFに手書きで記入をした場合、PDFを一度印刷し、手書きで記入してから再度書類をスキャンしてPDF化する必要があります。記入ミスをしてしまった場合にはもう一度印刷してから記入するといったように煩雑な作業を繰り返さなければなりません。では、PDFに記入できるとどのような場面で役に立つのでしょうか？ここでは2つのケースをご紹介します。 
・提出書類への記入
最近では、自治体への申請書などはWebサイト上にPDFファイル形式で用意されているケースが多く、PDFファイルをダウンロード利用することができます。PDFファイルに記入ができると、ダウンロードしたPDFファイルに直接書き込むことが可能です。間違えやすい会社の住所やメールアドレスなどはコピー&ペーストも可能なため、記入漏れや誤字も防ぐことができます。また、書き損じた時のために予備を印刷しておく必要も無いため、紙やインクを無駄にすることもありません。
・文章の校正やコメントの追加
部下が作成した書類をチェックする時や社内での申請書の修正依頼などの際に不備があれば訂正したり、コメントを記入することができます。ファイルを開けば修正箇所がひと目で分かるため、効率よく伝えることができ、ミスコミュニケーションも減らすことができます。従来のようにファイルを一度印刷してから手書きで修正を加えたり、付箋に書いて貼り付けたコメントが途中で剥がれて無くなってしまうなどといったことも無くなります。
無料でPDFに記入できるアプリ 「PDF Reader」
「PDFファイルに文字入力をしたいけど、有料版のツールを購入するほどでも無い・・」「ツールの種類が多すぎて、どれを選んだらいいのか分からない・・」と感じている方も多いでしょう。KdanのPDF Readerは無料で利用でき、PDFファイルへの入力にも対応しています。フォントや色の種類も豊富で、あらゆるPDFファイルの文字に記入しても悪目立ちすることなく、自然に仕上げることができます。 また、PDF Readerは全デバイスに対応しており、WindowsやMacのパソコンはもちろん、iPhoneやAndroidなどのスマートフォンやiPadなどのタブレット端末でも利用が可能です。そのため、外出先や出張先での作業が多い方や、在宅ワークや移動中での作業の時もデバイスの違いを気にすることなく作業が可能です。また、チーム内での共通ツールとして導入したい場合でもあらゆるデバイスで利用することができます。 PDF Readerを無料で使ってみる：iOS ．Mac．Windows
PDFに記入する方法を紹介
ここではKdanのPDF Readerを使用してPDF文書に文字を記入する2つの方法について具体的にご紹介します。
・テキストを追加
1つ目はPDF文書にテキストを追加する方法です。部下が作成した文書にテキストボックスを追加してコメントを記入したり、申込書などの必要項目に文字を追加することができます。手順は以下の通りです。（Mac版の場合）
-
- 文字を記入したいPDFファイルをPDF Readerで開きます。
- 画面上部の「編集」をクリックし、「テキスト」をクリックします。
- PDF文書をクリックするとテキストボックスが追加されます。
- 追加したい内容を入力します。テキストボックスは位置を調整することが可能です。また、画面右側でテキストの色や大きさ、フォント、配置、不透明度、テキストボックスの先の幅などを変更することができます。
- 「保存」をクリックすると、追加した内容が保存されます。
・テキストを編集する
2つ目はPDF文書の既存のテキストを変更・追加する方法です。編集がしにくいPDFファイルですが、この機能を利用することでWordなどの文書ファイルのように既存の文章に文を追加したり、過去のPDF文書を編集して文書を作成したりすることができます。手順は以下の通りです。（Mac版の場合）
-
- テキストを編集したいPDFファイルをPDF Readerで開きます。
- 画面上部の「編集」をクリックし、「テキストを編集する」をクリックします。
- 「コンバーターを使用」をクリックし、Word文書を選択して「開始」をクリックします。
- Word形式のドキュメントが表示されたら、テキストを編集し、保存します。
他にも様々な機能を搭載！PDF Readerの機能を紹介
KdanのPDF Readerは他にも便利な機能を豊富に搭載しています。ここでは、それらの機能について詳しくご紹介します。
・黒塗り
機密情報や個人情報、社外秘のドキュメントを扱う作業をしている方にとってセキュリティ面は非常に重要です。PDF Readerでは、PDFファイル上の大切な情報を黒く塗り潰して表示させないようにすることができます。ハイライト機能で黒色を選択し、隠したい部分に追加することで簡単に黒塗りすることが可能です。同じ機能を使って明るい色を選択すると、強調したい部分にハイライトとしても活用でき、情報を目立たせることもできるので、用途に合わせて使い分けると非常に便利です。黒塗りをした場合、その部分の情報が完全に消えるわけではありません。そのため、検索すると検索結果に含まれてしまいます。ファイルから完全に消したい場合には、ファイル変換機能を使用して文字を完全に削除してから、黒塗りすると良いでしょう。
・電子サイン
最近では電子サインを導入する企業も増えてきました。電子サインを活用することで、従来のように契約書類を印刷し、取引先に郵送し、サインしてもらった書類を返送してもらうといった手間と作業時間を短縮することができます。また、印刷代や郵送代などのコストも削減することが可能です。 PDF Readerでは電子サインを追加することも可能です。印鑑やサインの画像を追加して署名欄に追加したり、トラックパッドを利用して手書きでサインをすることもできます。一度利用したサインは保存が可能なため、日頃から多くの書類にサインが必要な方でも素早くサインすることができます。PDF Readerはタブレット端末でも利用可能なため、取引先で契約書の内容を決定し、タッチペンを使ってその場でサインをもらうことも可能です。異なるデバイスを横断して使えるため、契約業務を効率的に行うことができて非常に便利です。
・スキャン＆OCR
PDF Readerはスキャン機能とOCR機能にも対応しています。スキャン機能を利用すると、紙の文書はもちろん、画面の文字や画像、手書きの文字も読み取ることができます。素早く正確にスキャンすることができるため、スキャン機能を新たに購入する必要もありません。書類を電子データとして保管したり、スキャンしたデータを使ってそのまま資料の作成などが可能です。 OCR機能とは、（Optical Character Recognition:光学式文字認識）の略で、画像データや紙の書類などから文字を認識してパソコン上で検索・編集できる文字データとして取り込むことができる機能です。今まで紙の書類を見ながら手入力をしていた方も多いのではないでしょうか。OCR機能を利用することで、たった数秒で精度高く文字認識をすることができます。そのため、入力する手間を省くことができるだけでなく、入力ミスも防ぐことが可能です。紙の文書をデータで保存しておくメリットは、ファイル内検索ができるということです。何ページにも渡る資料をペラペラめくりながら探すことなく、文字検索を利用して一瞬で見たい項目にたどり着くことができます。
・ファイル変換
PDF Readerはファイル変換機能にも対応しています。Wordなどの文書ファイルやExcelやPowerPoint形式などにも変換が可能です。PNGやJPEGなどの画像形式やCSVなどの形式にも変換でき、利用目的に合わせてファイル形式を変換することができます。それにより、過去のPDFファイルを活用して効率的に資料を作成したり、元データを失ってしまった場合でもファイルの編集を行うことが可能です。この機能を利用することで、今まで編集し難いイメージだったPDFファイルも文書ファイルのように自由に編集することができて非常に便利です。 PDF Readerを無料で使ってみる：iOS ．Mac．Windows
⭐ おすすめ記事
おすすめのPDFソリューションをご紹介：詳しくはこちらをご確認ください！
まとめ
いかがでしたか？PDF編集ツールを使ってPDF文書に記入する機能を活用することで、今までファイルを印刷して、手書きで記入する手間を削減することができます。また、ファイルに直接記入ができるため、確認・修正作業を効率的に行うことができるでしょう。PDF編集ツールを使ってみたいけど、種類が多すぎてどれを使ったらいいかわからないという方はぜひ無料で使えるPDF Readerを使ってみてください。多くの有料ツール級の機能にも対応しているため、日頃からPDFファイルを利用する方はPDF Reader一つで作業を完結することができ、仕事の生産性を向上させることができます。