毎日の業務の中で、私たちは形式や種類が異なるさまざまな文書を取り扱っています。日々莫大な量の契約を交わしている企業や、多くの個人情報を取り扱う企業。その中で、多くの情報が記載された文書の取り扱いには、企業も個人も慎重になる必要があることは、ほとんどの人が知っています。しかし、特定のファイルや文書を探したくても思うように見つからなかったり、重要な情報が記載されている文書なのに紛失してしまった、などという経験をしたことがある方もいるのではないでしょうか。こういった事態をできるだけなくすために非常に重要となる作業の1つが、「文書管理」です。多くの書類や資料を取り扱う企業にとって、文書管理はさまざまなリスクを軽減し、トラブルを防ぐための重要な取り組みです。最近では、そんな文書管理も電子化が進んでいます。
そこで本記事では、文書管理とは何なのか、そして文書管理の電子化にあたり、文書を電子化する方法やメリット、そして関連ツールなどをご紹介します。
目次
文書管理とは？
文書管理とは、その名の通り、文書を管理することです。詳しく説明すると、企業や機関が業務上で使用する、顧客や他社の情報が記載されたさまざまな文書を管理することを指します。企業が日々取り扱っている文書の中には、契約書や履歴書を始め、個人情報や会社情報、企業データなど重要な情報を含むものが多く存在します。その中には、保管だけしていれば良いわけではなく、一定期間を過ぎたら破棄するべき書類もあるのです。そのため、文書管理では、文書の作成から共有・保存や管理・破棄といったように、さまざまな作業が必要となります。文書管理を適切に行うことで、企業は情報漏えいのリスクを軽減したり、業務の効率化に繋げることができます。そのため、文書管理は企業にとって非常に重要な作業と認識しておくと良いかもしれません。
しかし、文書管理には、莫大な量の資料が物理的なスペースを取ってしまったり、文書が思うように見つからなかったり、セキュリティ面を保証できず安全性の確保が難しかったりと、あらゆる課題が点在しているのが現状です。他にも、紙の書類や資料の場合、外出先で資料を確認したい際にすぐできなかったり、捺印のためだけに出社をしなければいけなかったりと、不便さを感じている人もいます。そのような中で、最近ではクラウドを使ってオンライン上で文書管理を行う企業も増えてきています。文書そのものの電子化が始まっており、それ故に文書管理もオンライン化が進んでいるのです。
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PDF Readerとは？
PDF Readerとは、Kdan Mobile社の提供しているPDF編集ツールです。無料版でも豊富な機能が搭載されており、PDFのテキスト編集や閲覧だけでなく、幅広い編集を行うことができるのが特徴です。使い方は非常に簡単で、PDF ReaderをPCにインストールして、PDFファイルを開くだけ。そうすると、PDFファイルを開こうとした際に自動でPDF Readerが立ち上がります。アプリ上では、PDFファイルを閲覧したり、直接編集することができるようになるのです。また、外部ツールとの連携も行なっているため、作成・編集したPDFファイルをクラウド上に保存して他者と簡単に共有することができたり、電子サインツールと連携することで、PDFファイル上で電子サインをすることも可能です。そのため、PDFを管理するのに非常に便利で、文書管理にも一役買ってくれるツールとなっています。
文章を電子化する方法とは？
文書管理の作業を電子化するためには、そもそも文書を電子化しなければなりません。そこで以下では、文書を電子化する方法をご紹介しています。
・コピー機や複合機でスキャンする
まず皆さんが思いつく方法として、コピー機や複合機の活用があるのではないでしょうか。会社や企業には、ほとんどの場合スキャン機能がついているコピー機や複合機が置かれています。そのため、紙媒体で作成した書類を、機械でスキャンして電子化するのが一般的で多くの人が慣れている方法かもしれません。少量の書類の場合であれば、使い慣れているツールであり、追加のコストもかからないため、便利ですよね。
・スキャン機能を搭載しているツールを利用する
2つ目の方法は、コピー機や複合機以外でも、スキャン機能が搭載されているツールを利用して電子化する方法です。今では、スマートフォンやタブレット用にスキャン機能が搭載されているアプリが多数存在します。社用のスマホなどでそういったアプリを使って、書類を撮影することで書かれている文書をスキャンし、OCR機能で文字データを読み取りPDFに変換する方法もあります。例えば、先程記載したPDF Readerもツールの1つで、OCR機能が搭載されています。普段からさまざまなアプリを使用している人や、スマホを使った作業に慣れている人にとっては非常に簡単なやり方です。
・外部サービスを利用する
そして最後は、外部サービスを利用して電子化する方法です。書類のスキャンを専門で行っている業者も存在します。電子化したい書類を送付して行ってもらうものから、業者が会社に直接出向いてスキャン作業で行ってくれるものまで、その種類はさまざまです。しかし、コストがかかる点や、送付の手間、業者とのやり取りの手間も発生するため、本当に莫大な量で手に負えない場合以外は、現代ではなかなか使わないかもしれません。
文章を電子化するメリットとは？
そもそも、文書を電子化し、併せて文書管理を電子化するメリットは何なのでしょうか。以下では、文書を電子化するメリットを記載しています。
・文章の検索を効率化できる
まずは、文書の検索を効率化できる点です。必要な書類を探すために、紙媒体の書類の場合、その場まで足を運び、棚にある大量の書類の中から該当書類を見つけるまで、時間も手間もかかっていました。しかし文書を電子化することで、オンライン上でキーワードや書類の名前などで簡単に検索を行うことが可能になります。そのため、紙媒体で保管されている時に比べて時間を大きく削減できますよね。結果として、文書検索そのものも効率化できる上に、その他の業務の効率化にも繋がります。
・紙の書類を保管するスペースが削減できる
さらに、紙の書類保管スペースを削減できることも大きなメリットです。企業では、莫大な量の書類を保管・管理しなければなりません。しかし、書類の数が多ければ多いほど、そのために必要な保管スペースも必然的に多く必要となりますよね。場合によっては、一部屋、または一棟丸々書類保管スペースになっていることもあるくらいです。そうすると、単純な場所の確保だけでなく、そのスペースにかかる家賃も発生してしまいます。一方で、文書を電子化してクラウドに保管することで、物理的な場所が不要になります。スペースと、管理にかかるコストを削減することができるのです。
・紛失などのセキュリティリスクを低減できる
そして最後は、セキュリティリスクを低減できる点です。クラウド上には、安全を担保するためのさまざまなセキュリティ対策が成されています。文書を暗号化することができたり、閲覧するためには特定のパスワードが必要だったり、こういったセキュリティを2回くぐらないと確認できないよう二段階認証の機能を設定できたり‥。文書を電子化することで、ただシンプルに紙の書類を部屋にいれて鍵をかけて管理するよりも、遥かにセキュリティの面で安心できる機能をつけることができます。
このように、文書を電子化するメリットは多く存在します。それぞれの企業が、メリットと電子化するためのコストなどを天秤にかけて、今後の動きを吟味する必要があります。
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いかがでしたか？本記事では、文書管理の概要、文書を電子化する方法やメリット、そして関連ツールなどをご紹介しました。すでに文書の電子化の動きは進んでおり、多くの企業では書類がPDFで送受信されたり、クラウド上で管理されるようになってきています。今後、さらなる電子化が進むのではないでしょうか。