働き方の多様化が進み、会社員としてだけでなく、個人事業主やフリーランス、業務委託で働く方も増えているのではないでしょうか。また、会社員を行いながらも副業で別の業務を行う人も多く存在します。こうして多くの人が個人事業主やフリーランスとして活動していく中で出てくるのが、「申請作業」です。申請作業とは、申請や届出などの行政手続きです。例えば確定申告や、会社登記など。最近では、こういった作業も電子化する動きが出てきているのはご存知でしょうか。確定申告も今や完全にオンラインで完結できる時代です。こういった申請の電子化、「電子申請」に注目が集まっています。
そこで本記事では、電子申請とは何なのか、どのようなシーンで申請が必要となるのか、そして、電子申請の方法やメリットなどについてご紹介していきます。
目次
PDF Readerとは？
PDF Readerとは、Kdan Mobileが提供しているPDF編集ツールです。無料版でも豊富な機能が搭載されており、PDFのテキスト編集や閲覧だけでなく、幅広い編集を行うことができます。PDFファイルの直接編集に加え、色や文字サイズの変更、手書き文字の追加やドキュメントの編集・統合・回転など、PDF編集に関する多くのことが実現可能です。外部ツールとの連携も行なっているため、作成・編集したPDFファイルをクラウド上に保存して他者と簡単に共有することもできます。PDF Readerを、電子署名ツールと連携することで、1つのツール上で契約書の閲覧・編集・電子署名まで行うことが可能です。そのため、今回ご紹介する電子申請の作業も非常に簡単にしてくれる、注目すべきツールの1つです。詳細が気になる方は、以下ページから確認してみてください。
電子申請とは？
電子申請とは、冒頭で記載した通り、申請や届出などの行政手続きをオンラインで行うことです。インターネットを利用し、いつでもどこでも申請作業ができるようになるため、申請をする側にとって非常に利便性が高いシステムですよね。これまで、行政の窓口に直接足を運んで紙の書類を取りに行ったり、申請作業を行っていました。しかし、電子申請を活用することで、これらの作業がすべてパソコンやスマホで完結できるようになるのです。
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PDFの共有方法とPDFの共有におすすめのツールを紹介：こちらをご覧ください。申請が必要なシーンとは？
では、実際に申請が必要となるのはどのような場合なのでしょうか？
・確定申告の際
まずは、確定申告の際です。確定申告とは、前年の所得をまとめ、所得に対してかかる税金を税務署に申告する作業です。確定申告を行うことで、税金が戻ったり、支払うべき税金が削減される場合があります。個人事業主の人は自分で確定申告をする必要があります。一方で会社勤めの人は、会社が年末調整で代わりにこの作業を行ってくれるため、確定申告をする必要はありません。しかし、給与の年間収入金額が2000万円を超えている場合や、副業で合計20万円を超える所得がある場合など、確定申告が必要になるケースも存在します。
・役所に行く必要がある際（引越しや退職など）
また、引っ越しや退職などで役所に行く必要がある際も、申請が必要となります。引っ越しの場合は、転出届の受け取り、そして新しく住む土地での転入届けも必要となります。また、退職する場合も申請を行う必要があり、普段の生活に何かしら変化が起こる際は、役所で行うべき申請作業は意外と多く存在するのです。
書類を手書きではなくパソコンで記入する方法とは？
では、このような申請を電子化するためには、どうしたら良いのでしょうか。申請の際には、さまざまな書類への記入作業が必要となります。これまでは紙媒体を直接取りに行って、そこに鉛筆やボールペンで直接手書きで記入をするのが通常の流れでした。しかし、電子申請では、書類もPDFで送受信する場合が多く、手書きではなくパソコンで記入した方が時間も手間もかからずに済みます。
そこで、書類に手書きではなくパソコンで記入する方法をご紹介します。まず、ダウンロードしたPDF資料書類を閲覧するためのツールが必要となります。そこで便利になるのが、先程ご紹介したPDF Readerです。事前にPDF ReaderをPCにダウンロードしておくことで、PDF書類を開こうとすると自動でPDF Readerが立ち上がり、PDF Reader上でPDF書類を閲覧することができます。さらに、PDF Readerでは、書類への書き込みや編集も可能です。そのため、開いたまま編集したい箇所や記入したい箇所をクリックし、実際に記入するだけ。非常に簡単にPDFへの記入が完了してしまうのです。
PDFの書類の扱いになれていない方や、これまで電子申請を行ったことがなく、PDFへ記入したことがないという方は、まずPDF編集ツールであるPDF Readerをダウンロードすることをおすすめします。
電子申請を行うメリットとは？
ここまでで、各申請作業において、電子申請ができるようになってきているという事実をお分かりいただけたのではないでしょうか。しかし、電子申請を行うメリットは？と疑問に思う方もいるでしょう。そこで、以下では電子申請を行うメリットを3つご紹介します。
・印刷代の節約に繋がる（いちいち紙を印刷する手間が省ける）
まず1つ目のメリットは、印刷代の節約や、印刷にかかる手間の削減に繋がるという点です。紙の書類であらゆる申請を行う場合、インターネット上で該当の書類を探して、自分で印刷してから書き込み、そしてそれを再度スキャンして送付、という作業を行わなければいけないことも多いですよね。しかし、いちいち印刷したりスキャンしたりするには、意外とお金も手間もかかります。電子申請の場合は、このような手間やお金を削ることができるのが魅力的です。PCにダウンロードした書類をわざわざ印刷しなくても、PC上で記入し、そのままPC上で申請作業を行えるのです。なかなか印刷しに行ったり窓口に直接行く時間がない多忙な人でも、簡単です。
・誤記入があってもすぐに修正することができる
また、ご記入をすぐに修正可能なのもメリットの1つと言えるでしょう。手書きで記入したものを修正するには、修正液を使ってみたり、再度印刷し直して一からやり直さなければいけない場合もあります。しかし、電子申請ではPC上での編集や記入を行えば良いので、修正も簡単且つ手短に済ませることができるのです。
・作成した書類は、保存・コピーして再利用することができる
そして最後のメリットは、作成した書類を保存、またはコピーして、再利用できる点です。紙書類の場合では、1度印刷して書き込んだものを再利用することはなかなか難しいですよね。しかし電子申請の場合は、一度作成したものを保存しておくことで、テンプレートのように使いまわすことができるようになります。さらに、保存しておく場合でも紙媒体では管理が難しいですが、電子書類の場合はクラウド上に簡単に保存することができます。
このように、あらゆる手間や時間、コストの削減に繋がるのが電子申請のメリットなのです。
Kdan Mobileについて
最後に、今回ご紹介したPDF Readerを提供しているKdan Mobileについてもご紹介します。
Kdan Mobileは、今回ご紹介したPDF Readerの他にも、電子署名サービス「DottedSign」、ドキュメント管理アプリ「Document365」、クリエイティブ制作アプリ「Animation Desk」など、モバイルに特化した様々なツールを提供中の台湾発、SaaS企業です。すでにKdan Mobileが提供しているツールは世界でダウンロード数2億を超えており、延べ1,000万人以上のユーザーを抱えています。コロナ前からリモートワークを積極的に行っていたり、チームビルディングを始めとする社内環境の改善に注力していたりと、従業員にとって働きやすい企業としても注目を集めているKdan Mobile。さまざまな活動を行っているため、公式HPをチェックしてみてはいかがでしょうか。
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まとめ
いかがでしたか？今回は、電子申請についてさまざまな角度からご紹介しました。今後、どんどん広がっていくであろう電子申請。皆さんも、今後機会があれば活用してみてくださいね。