在宅勤務が主流になりつつある中で注目されている「ワークフロー」の見直し。あなたが勤めている、もしくは経営している会社でワークフローが煩雑だと感じたことはありませんか？
新型コロナの影響もあり世の中の働き方が大きく変わってきている中で、出社ありきで作られているワークフローシステムを改善しない手はありません。事務処理に割く工数を大幅に削減することで、リソースの確保及び、あなたのビジネスを大きく加速させることができます。
本記事ではワークフローとはどういう意味かという根本の疑問から、導入するメリットまで詳しく書いていきます。
目次
おすすめワークフロー管理ツール：ワークフローとは？
そもそもワークフローとは、一般的には「業務の流れ、もしくは流れを図式化したもの」の通称です。日常の業務に例を落とし込むと「社内決裁を取る際に、誰の承認が得られなければいけないのか」の一連の流れのことを指します。
例：
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- ２０万円の予算の稟議：申請者→課長の承認→部長の承認
- １００万円の予算の稟議：申請者→課長の承認→部長の承認→社長の承認
企業によって細かいルールは異なれど、金額や稟議の内容によって逐一変化するのが承認のワークフローの特徴であります。この煩雑さのおかげで、ワークフローに入れるべき人が入っておらずまた最初から回し直しになったり、追加資料の作成に追われる経験がある方は多いのではないでしょうか。そもそもワークフローの中で複数タスクが同時並行し、承認状況が不明確になってしまうということも少なくないと思います。
会社の予算を扱う以上、ワークフローがあること自体は仕方がない反面、なるべく本業のビジネスに稼働を割くためにも、社内処理は効率化を図った方が遥かに生産的です。
ワークフロー管理ツール導入のメリットと、社内承認フローの課題とは？
ワークフローの導入によってもたらされる最大のメリットを一言でいうと「社内承認プロセスの管理」が大幅に効率化することです。
今までの紙やメールでのワークフローは、非効率かつ出社することが前提になっているめ、昨今の働き方にはそぐわないことが多いです。よくある例として下記３つのケースが挙げられます。
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- 契約開始間近の急ぎの決裁だが、承認に時間がかかったりどこまで承認が回ったか確認が取りづらい→課題：承認時間の短縮、進捗の確認
- 紙の申請書が会社にしかなく、わざわざ会社に出ないといけない→課題：場所を問わないワークフローの確立、書類管理
- 決裁内容によって承認者が変わるためヒューマンエラーが多発→課題：自動化の促進、工数削減
上記のような課題についての大部分はワークフローを電子化することで改善が図れます。それではこれからワークフローツールを導入するにあたり２つのメリットをご紹介します。
ワークフロー管理ツールでいつでもどこでも承認可能に！承認時間を短縮
最大のメリットは承認する側もされる側も、専門ツールを使うことで承認のスピードが上がるというこです。古い体制が残っている企業は「部長が出張から帰ってこないと部長印が押せない」、「部長が不在の間に、他の人も承認待ちの案件が増えてなかなか自分の番まで回ってこない」
上記のように承認スピードが遅くて困ることは実際にあると思います。ワークフロー管理ツールを導入し、実際にその場にいなくても確認・承認ができるようにすれば、その分案件が進むスピードが速くなるのでいいことづくめです。
さらにありがちな例としては、誰に承認を得ればいいのかわからずたらい回しにされるということもあると思います。決裁の内容によって決裁権者は変わりますが、ツールを導入することでワークフローが自動で設定されるためヒューマンエラー防止やスピード改善に大きくつながります。
急ぎの案件で契約開始日まで時間がない時など
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- リモートでも対応できる
- ヒューマンエラーによる手戻りをなくす
ワークフロー管理を導入することで、これらの強みが最大限に発揮され、業務の効率化を実感できることでしょう。
おすすめワークフローツール：ワークフロー管理ツールを使うとドキュメントデータの蓄積・管理が簡単
ワークフロー管理を電子化することで社内決裁のデータが蓄積・管理できるので無駄な雑務・工数が大幅に削減できます。
紙ベースでのワークフロー管理だと下記のような３つの課題があります。
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- 同じような決裁内容なのに毎回書類にサインしたり、資料を作成しないといけない。（契約更新など定期的に同じ内容で決裁をあげなければいけない）
- 自分が初めてあげる決裁内容で、他の担当で類似の決裁があるらしく参考にしたいが探すのにも時間がかかる（前例がなく１から資料や決裁文書を作成する必要がある）
- 担当者が異動した際など、引き継ぎや共有にコストがかかる（ナレッジの共有に課題）
おそらく大多数の方が本業の案件にもっと時間を割きたい感じているため、いずれのパターンにしてもなるべく最小限の手間で済ませたいところですよね。ワークフローを電子に変えるだけで感じていた煩雑さや手間が嘘のようになくなります。
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- データ上に決裁文書や資料が蓄積されるため、定期的なルーティンで行う物に関しては前回データをコピー・微修正で済む
- 加えて他人があげている決裁データもコピー・閲覧できるため、自分が初めて申請する内容であっても参考にすることができたり、ナレッジが担当者内に留まらないので会社全体として効率化が図れる
上記２つの大きなメリットを紹介しましたがいかがでしたでしょうか。
会社にとっても働く社員にとってもメリットが大きいツールということを理解していただければ幸いです。
デジタル化の課題も重要になっています。詳しくこちらへ：：今更聞けない、DXとは？デジタル化に必須の最新ツール３選
【最新】おすすめワークフロー管理ツール２選
これまでワークフローを電子化することのメリットをお話しましたが、では具体的にどのようなツールがあるのかオススメのツールを厳選してご紹介します。
1. 電子サインとワークフロー管理なら「DottedSign」
世界170カ国でサービス展開しているKdan社のワークフロー管理ツールです。この製品の特徴は今まで紹介してきたワークフローシステムの基本機能に加えて、「電子サインもできる」という点です。
もちろんワークフローツールとしても優秀で
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- すべての契約作業のステータスを一元管理できる→ 決裁状況をリアルタイムに確認でき、滞っている際はリマインダーとして承認者へメッセージを送ることも可能
- すべてのデバイスの横断が可能→ 承認者が出張先ですぐにPCにアクセスできない時など、役立つのがこの機能です。
いつでもどこでも、どのデバイス（iOS、アンドロイド、ウェブ）からでも使用できるのでフローが停滞を回避できます。上記の機能でも十分過ぎるツールですが、付随して「電子サイン」も可能なのがDottedSignの便利な点です。
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そもそも「電子サイン」とは？
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そもそも電子サインとは、書面による手書き署名の代替手段として、電子形式の文書（電子文書）やフォームに対する同意や承諾の意志を、法的に真正性がある形で合意および記録するための方法です。
もう少し噛み砕いて説明しますと、本人証明や署名の証明がきっちりなされる形で、電子化された契約書（PDF）に手書きのサインを行うことです。具体例の1つは、タッチペンを用いてタブレット画面に映された署名欄にサインをすることや、PCやスマホを用いて自分の名前を入力することです。
これを用いれば、契約書のサインもわざわざ会社に行って紙にサインする必要がないので営業の方など特に助かるのではないでしょうか。在宅勤務がスタンダードになりつつある今の時代だと、出社する日を人と合わせるのも一苦労なのでかなり負担が減ります。
ワークフローの基本機能に加え、電子サインの機能も活用することで相乗効果で効率大幅アップが期待でき、かなりオススメです。
DottedSignためしてはこちらへ：DottedSignの公式サイト
2. ワークフロー管理機能を追加できる「Slack」
在宅環境でのコミュニケーションロスを防ぐために多くの企業が導入し始めているSlack。かなり有名なチャットツールですが、最近ワークフローが設定できる機能がリリースされたという点で、今回オススメするツールです。
今までのSlack自体も、特に電話するまでもないけど聞きたい些細なことから大事な確認事項までかなり気軽に行えるというコミュニケーションツールとして優秀なツールです。
そのコミュニケーションの延長線上の機能として今回ワークフローの機能が追加されたのですが、何ができるかというと複数のステップからなるタスクやプロセスが自動化できます。
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Slackのワークフローの優秀な点
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1. 承認者はワークフローで決められた特定の絵文字リアクションなどで反応するだけでOK。といったように、気軽なコミュニケーションの一環として利用できる。
2. ワークスペース（グループのようなもの）内の誰でもワークフローの作成や実行ができるため社外の人とのやり取りがある際にも使用できる
このほかにもオススメな点はDottedSignと重複してはいますが、Slackもアプリさえあればいつでもどこでも使用できるので、デバイスを問わないところも評価できる点です。
Slackのワークフロービルダーガイドのご紹介こちらへ：Slack ワークフロービルダー
おすすめワークフローツール：まとめ
ワークフローとは何かというそもそもの疑問点から、メリット、オススメツールなどお話してきましたがいかがだったでしょうか。在宅環境が長く続くことが予想されている中で、「出社ありき」の作業は削減もしくは効率化を積極的に行っていくべきです。今までのやり方に慣れている分、最初は違和感を感じるかもしれませんがほぼ間違いなく今後はワークフローを始め電子ツールが普及するでしょう。
今回紹介したツールは導入コストもそこまで高くなく、個人として始められる金額なので迷っている方は一度お試ししてみることを強くお勧めさせていただきます。
この記事を読んだ皆様の日々の仕事環境が少しでも改善される一助になれば幸いです。
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