今日の急速に進化する世界では、持続可能なビジネス慣行がこれまで以上に重要になっています。社会が環境責任を追求する中、企業は持続可能な影響を推進する上で重要な役割を担っています。デジタル技術とそれを用いた戦略を採用することで、企業は業務を最適化し、環境フットプリントを最小限に抑え、より持続可能な未来に貢献することができます。
この記事では、企業のワークフローのデジタル化の４つの大きなメリットと、持続可能なワークフローと環境への配慮の促進におけるデジタル化の役割についてご紹介します。企業のデジタル化を推進させるおすすめのツールも紹介していますので、チェックしてみてください。
目次
デジタル化とは？
ビジネスにおけるデジタル化とは、アナログデータと手作業で行っていた業務をデジタルフォーマットとシステムに変換し、作業の効率化や合理化を目指すことを指します。テクノロジーを活用してさまざまな業務を電子化し、作業の最適化や生産性、イノベーションの向上を図ることにつながります。
例えば、企業はクラウドストレージサービスを使用してどこからでもデータに安全にアクセス、保存することができ、物理的なインフラとハードウェアへの依存を減らしながら柔軟性と拡張性を高めることができます。
一口にデジタル化と言っても範囲は広大で、ビジネス内の複数の分野にまたがっています。建設会社を例にすると、書類管理用のソフトウェアを実装することで、紙ベースの文書からデジタルプロセスへの移行が容易になります。また手動で行っていたプロセスが自動化されることでワークフローが改善され、人的エラーを削減することができます。さらにデジタル化はサプライチェーン管理において極めて重要であり、透明性や追跡可能性、効率性を高めます。
また、デジタル領域でのパーソナライズされたインタラクションやオンライントランザクション、シームレスなユーザーエクスペリエンスを実現することで、顧客エンゲージメントにも大きな影響を与えます。つまり、デジタル化を進めることでテクノロジーを最大限に活用できるようになり、ワークフローを変革し、持続可能な成長を推進します。
デジタル化による持続可能な企業になるためのオススメツール
「会社のデジタル化を進めたいけど、何から始めたらいいか分からない・・」といった企業も多いでしょう。ここでは、会社やチームのデジタル化を進めることができるKdanのおすすめツールをご紹介します。
PDF 編集アプリ：Kdan PDF Reader
PDF ReaderはPDFファイルの閲覧・編集・管理を一括しておこなうことができるPDF編集ツールです。直感的なインターフェイスで初めての方でも簡単に利用が可能です。紙ベースの資料をスキャンしてPDFファイルで保管したり、PDFファイルをExcelやWordなどの別のファイル形式に変換して利用することもできます。
PDFの文字や図形の追加や変更、削除はもちろん、ファイルの結合や分割、圧縮、暗号化なども行うことができます。また、多くのPDF編集ツールでは有料版でしか使えないOCR機能も利用することが可能なため、PDF ReaderはPDFファイルを日常的に利用する方にとって必要な機能が全て揃ったツールといえるでしょう。
WindowsやMacなどのPCや、iPhoneやAndroid等のモバイル端末、iPadなどのタブレット端末といった、あらゆるデバイスに対応しているため、異なるデバイスを横断していつでもどこでもPDFドキュメントを閲覧・編集・共有することができるのです。
ドキュメントをクラウド上で管理することができるため、紙の書類を保管する手間やスペースも必要ありません。また、必要な時にいつでもファイルにアクセスすることができるため、移動時間や外出先でのすきま時間に資料の確認や修正を行うことも可能です。
PDF Readerを無料で使ってみる：iOS ．Mac．Windows
電子契約サービス：DottedSign（ドットサイン）
DottedSignは複雑な署名プロセスを効率化し、誰でも簡単かつ安全に電子サインをすることができる電子契約サービスです。DottedSignを採用することで、企業は承認ワークフローを合理化し、紙の無駄を削減、文書承認への持続可能なアプローチを実現することが可能です。
契約書を印刷してお客様先に郵送する手間やそれにかかる印刷代や郵送費用も削減することができます。さらに、お客様先に説明に行った際にその場でサインをしてもらうこともできるため、承認プロセスを大幅に効率化させることが可能です。
DottedSignを使用していないクライアントも簡単に電子サインを行うことができるため、今まで電子サインの導入を迷っていた方でも手軽に始めることができます。
PDF ReaderとDottedSignは互換性も良く、一緒に利用することでさらにビジネスプロセスの持続可能なデジタル化を推進し、企業内のペーパーレス化を促進してくれる強い味方です。
デジタル化を導入することでもたらすメリット
企業のデジタル化を進めることは、運用上のメリットだけではなく、さまざまな持続可能な利益をもたらします。デジタルワークフローに移行し、業務プロセスを最適化することで、企業は環境にもプラスの影響を与えて、よりサスティナブルな未来に貢献することができます。
ここでは、デジタル化を導入することでもたらされる４つのメリットについてご紹介します。
紙の消費量の削減
紙文書への依存を排除し、デジタル化を図ることで、企業は紙資源を節約し、紙代やファイルを保管するスペースのコストを削減することができます。また、紙資源を節約することで森林を保護し、紙の生産と破棄によって発生する二酸化炭素の排出量を削減することもできます。
ペーパーレス化を推進することは業務の効率化とアクセシビリティを向上させるだけでなく、環境に優しいアクションに貢献し、環境への負担を最小限に抑えることにつながります。
省エネ
デジタル化は、今まで手作業で行っていたプロセスをデジタルワークフローに置き換えることで、印刷やコピー、ドキュメント管理などで消費していた労力を最小限に抑えて作業工程を最適化することができます。オンラインでのやり取りや取引を簡素化するだけでなく、新たなテクノロジーを採用することで作業効率をさらに高め、環境への負担も軽減させることができます。
単純作業やマニュアル化されている業務を自動化することで、独創性が必要となる新規開発や重要な業務などにより多くの人員コストを割くこともできるようになるでしょう。
遠隔地での共同作業と出張の削減
プロジェクト管理ツールとプラットフォームを活用することで、時間や場所を問わず作業ができる環境を整えることができます。シームレスなリモートワークや円滑なコミュニケーションが可能になり、通勤や出張、お客様先に出向くことによる温室効果ガスの排出量をできるだけ抑えることができます。
また、デジタル化によって直接会わなくても会議や資料の作成・受け渡しができるようになります。受け渡しにかかる手間や時間が短縮され、担当者の負担を軽減することにもつながります。遠隔地で働く社員からモバイルデバイスで働くビジネスオーナーまで、誰でも作業プロセスを合理化し、限られた時間の中で最高のパフォーマンスを発揮することが可能になります。
持続可能なサプライチェーン・マネジメント
デジタル化は、サプライチェーン内の透明性、トレーサビリティ、効率性を高め、責任ある調達、廃棄物の削減、持続可能なサプライヤー関係を促進します。材料や商品、人員や倉庫の情報といったサプライチェーンに関する情報を一元管理することができ、物流コストの削減や人員配置の最適化などに取り組むことができます。
また、デジタルトランスフォーメーション戦略は、新たな顧客満足度アップを実現させることができるでしょう。例えば、ドロップシッピングの実装により、企業は倉庫で抱える在庫の量を最小限に抑えることで、二酸化炭素排出量を削減し、サプライヤーから顧客に直接商品を出荷することで、多様な持続可能な製品を提供することができます。
まとめ
いかがでしたか？企業のデジタル化は、企業が持続可能な利益を獲得しつつ、環境に配慮した取り組みをし続けていく上で非常に重要です。デジタル化を推進し、環境に優しい選択をし続けることで、企業は運用効率を向上させることができるだけでなく、将来の世代にとってもより持続可能な未来に貢献することができます。
この記事では、デジタル化によって紙の使用量の削減、エネルギーを最適化、リモートワークを円滑にすることで不必要な移動や出張の削減、サプライチェーン管理を強化する方法についてご紹介してきました。まだデジタル化に迷っている企業もぜひ積極的な導入によって環境のために役割を果たしながら、あらゆるビジネスプロセスで利益を享受していきましょう。