日々企業や組織で業務を行なっている中で、特定のファイルや文書を探したいのに、なかなか見つからなかったり、最悪の場合、紛失してしまった、などという経験をしたことがありませんか？見つけるのに時間がかかってしまったり、場所がわからず人に尋ねたことがある方も多いと思います。このような事態をできるだけなくすために重要となるのが、「文書管理」です。多くの書類や資料を取り扱う企業にとって、文書管理はさまざまなリスクを軽減したり、トラブルを防ぐための重要な取り組みです。
そこで本記事では文書管理とは何なのか、そしてその必要性について解説します。また、文書管理をクラウド上で行うメリットやおすすめのツールもご紹介していきますので、ぜひ最後まで読んでみてください。
目次
文書管理とは？
文書管理とは、企業や機関が業務上で使用する、顧客や他社の情報が記載されたさまざまな文書を管理することです。企業が取り扱う文書の中には、履歴書や契約書など、個人情報や会社情報、企業データなど重要な情報が記載されたものも多く存在します。その中には、保管だけしていれば良いわけではなく、一定期間を過ぎたら破棄するべき書類もあり、文書の作成から共有・保存や管理・破棄といったように、さまざまな作業が必要になるのです。文書管理を適切に行うことで、企業は情報漏えいのリスクを軽減したり、業務の効率化に繋げることができます。そのため、文書管理は企業にとって非常に重要な作業なのです。
しかし現状では、莫大な量の資料が物理的なスペースを取ってしまったり、文書が思うように見つからなかったり、セキュリティ面を保証できず安全性の確保が難しかったりと、あらゆる課題が点在しています。その他にも、紙の資料を保管していると、外出先で資料を確認したい際にすぐできなかったりといった不便さも存在します。そこで、最近ではクラウド（オンライン）上で文書管理を行う企業も増えています。クラウド上での文書管理については、後ほど記載しています。
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文書管理はなぜ必要？
上記では、文書管理がどのようなものなのかを解説しました。続いては、文書管理の必要性について記載していきます。先ほど少し記載した通り、文書管理は企業にとって非常に重要な作業の1つです。文書管理が必要とされている理由は大きく分けて2つ存在します。
まず1つ目は、コンプライアンスの徹底のためです。適切な文書管理を行うことで、情報漏えいのリスクを軽減することを記載しました。つまり文書管理は、セキュリティ対策の強化にも繋がるのです。機密情報や個人情報が外部に流出しないようにしたり、文書の所在や最後に利用した者などを明らかにしておくためには、しっかりとした文書管理が必要となります。セキュリティ対策を強化することでコンプライアンスの強化にも繋がりますよね。
そして2つ目は、業務の効率化です。文書管理を日々適切に行なっていると、どこにどの書類があるのかが素早く明確にわかる仕組みづくりが可能です。このような環境が整っていれば、必要な時に必要な書類を探すのに時間がかからず、業務の効率化に繋がるのです。日々多大な量の文書でやり取りがなされている企業では、どこに何があるのかわからない状況だと、探すのに相当な時間を要してしまう可能性もあります。そのような事態を防ぐためにも、文書管理は必要とされているのです。
文書管理をクラウドで行うメリットとは？
ここまでで、文書管理が企業にとって重要で必要性のある作業だとお分かりいただけたのではないでしょうか。そんな文書管理ですが、最近ではクラウドで行う企業が増えてきています。従来紙媒体の書類をカテゴリー分けして倉庫などにまとめ、管理していたものを、すべてクラウド上、つまりオンライン上で行うことができるようになったのです。
クラウドで文書管理を行うメリットは3つ。以下でご紹介します。
・異なるデバイスから利用できる
1つ目のメリットは、異なるデバイスからでも利用可能な点です。文書管理をクラウドで行うと、スマホやPCなど、あらゆるデバイスから文書書類にアクセスすることができるようになります。そのため、外出先や家の中、会社の中など、どこにいても確認したい書類を簡単に確認することが可能です。従来だと、必要な書類が紙媒体で社内にあったり、会社の専用PCでしかアクセスできなかったりと、書類を確認できる場所に制限がありました。しかしクラウドを使用することで、異なるデバイスからでも利用できるため、場所を問わずに確認できるようになります。
・必要な書類を探す時間を大幅に削減できる
また、必要な書類を探す時間を大幅に削減できるのも、クラウドで文書管理を行う大きなメリットです。クラウドで文書管理を行えば、キーワードや書類の名前などで簡単に検索を行うことができます。そのため、紙媒体で保管されている時のようにその場まで足を運び、棚にある大量の書類の中から該当書類を見つけるまでの時間が不要になるのです。時間を大きく削減できることで、その他の業務の効率化にも繋がります。
・紙の書類スペースを削減できる
そして最後のメリットは、紙の書類スペースを削減できることです。大きな企業では、莫大な量の書類を保管・管理しなければなりません。しかし書類の数が多ければ多いほど、そのために必要な保管スペースも大きくなります。場合によっては、一部屋、または一棟丸々書類保管スペースになっていることもあるのではないでしょうか。単純に場所を取るだけでなく、そのスペースにかかる家賃も発生してきますよね。しかし、クラウドに保管することで、物理的な場所を削減することができる上に、管理にかかるコストも削減することができます。
このように、クラウドで文書管理を行うメリットはさまざま。すでに、クラウドでの管理に移行し始めている企業も出てきており、今後さらに増えていく可能性もあります。
クラウドで文書管理ができるおすすめのツールをご紹介！
最後にクラウドで文書管理ができるおすすめのPDF編集ツール「PDF Reader」をご紹介します。
・「PDF Reader」
PDF Readerとは、Kdan Mobile社の提供しているPDF編集ツールです。無料版でも豊富な機能が搭載されており、さまざまな編集を行うことができるのが特徴です。使い方は非常に簡単で、PDF ReaderをPCにインストールして、PDFファイルを開くだけ。PDFファイルを開こうとすると、自動でPDF Readerが立ち上がります。アプリ上では、PDFファイルを閲覧したり、直接編集することができるようになります。また、テキストの編集だけでなく、色や文字サイズの変更、手書き文字の追加やドキュメントの編集・統合・回転など、さまざまな編集が可能です。外部ツールとの連携も行なっているため、作成・編集したPDFファイルをクラウド上に保存して他者と簡単に共有することもできます。まさに、今回ご紹介したクラウドでの文書管理におすすめな点です。
また、同社が提供している電子サインツールと連携することでPDFファイル上で電子サインをすることも可能で、紙媒体で行なっていた契約締結作業のオンライン化も実現可能です。PDF編集ツールですが、クラウドでの文書管理や作業の効率化など、あらゆることができるツールとなっています。
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文章管理 クラウド：まとめ
いかがでしたか？今回は、文書管理の必要性や、文書管理をクラウドで行うメリットに加えて、おすすめのツール「PDF Reader」についてもご紹介しました。さまざまな情報が行き交う中で、そのセキュリティ対策や管理方法も改められている現在。今後より多くの企業でも採用されていくであろう、クラウドでの文書管理に、みなさんも注目してみてはいかがでしょうか。