テレワークやリモートワーク、ワーケーションなど、様々な働き方が広がると共に、オフィスの在り方も多様化しています。その中で、オフィスの個人席を固定しないフリーアドレスオフィスが増えてきていることをご存知でしょうか。存在は知っていても、実際にフリーアドレスオフィスを導入しておらずメリットがわからない場合や、フリーアドレスにしてうまくいくの？と疑問に思う場合もあるかもしれません。そこで本記事では、フリーアドレスオフィスについて、メリットや効果的に活用し成功させるためのポイント、そして最後に実際にフリーアドレスオフィスを導入している企業のご紹介をしていきます。
目次
フリーアドレスオフィスとは？
フリーアドレスオフィスとは、社員が個人の席を持たずに、オフィス内の席を自由に使うことができるスタイルのオフィスのことです。従来は一人一人に席が与えられ、決められた席に自分のデスクや荷物を置いて働く形式でしたが、そのように席を固定することなく、その都度空いている席に座って働くのがフリーアドレスオフィスの形式です。近年、特にIT企業での導入が増えています。フリーアドレスオフィスに向いている企業として、主な業務をノートパソコンで行うことができる企業や、ペーパーレス化が進んでいる企業が挙げられます。
フリーアドレスオフィスの導入が日本で始まったのは1990年代で、外回りの営業社員などが多い企業が、無駄なスペースやコストの削減として導入するケースが多数でした。しかし、近年では働き方も大きく変わってきている中で、生産性の向上やコミュニケーションの活発化のために導入する企業も増えてきています。
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フリーアドレスオフィスのメリット
このように、近年増えてきているフリーアドレスオフィス。フリーアドレスオフィスの導入には、どのようなメリットがあるのでしょうか。以下では、フリーアドレスオフィスのメリットを3点、ご紹介していきます。
1. 組織変更などを柔軟に行うことができる
まず1つ目のメリットは、組織変更などを柔軟に行うことができる点です。ベンチャー企業などで、組織変更や体制変更が頻繁に行われる企業も存在します。しかしその度にオフィス内の引っ越しや席の再配置などを行わなければいけないとなると、一定の時間やコストもかかります。そのような企業にとって、フリーアドレスオフィスは、席が固定されていない状態で前述したような作業が必要ないため、柔軟に変更可能で大きなメリットとなります。
2. 社内コミュニケーションの活発化
続いては、社内コミュニケーションの促進です。従来のように席が固定されている状態だと、いつも同じメンバーが近くにいて、同じ部署やチームの人たちとのコミュニケーションばかりで一日が終わることも少なくありません。しかし一方で、フリーアドレスオフィスにすることで、毎日座る場所によって近くにいる人も異れば、お昼を挟んで席を変更することで、1日の間でも多くの人とコミュニケーションを取ることが可能です。様々な部署の人と関わることで、より会社について理解が深まったり、新しいアイディアが生まれることもあるため、社内コミュニケーションの活発化も非常に重要なメリットです。
3. 自律的な動きを促進できる
最後は、自律的な働き方の促進です。フリーアドレスオフィスでは、自由に席を移動して、仕事をする場所を決められるため、個人が集中しやすい環境選びを率先して行うようになり、自律的な動きの促進に繋がるという声もあります。どんな環境で仕事を行えば自分がより高いパフォーマンスを出せるのか、考えながら働くことに繋がるかもしれません。
フリーアドレスオフィスを成功させるためのポイント
ここまで解説した通り、フリーアドレスオフィスを導入することでもたらされるメリットは幾つかありますが、もちろんフリーアドレスオフィスにすることで個々の社員の管理が難しくなったりするケースも存在します。そのため、以下ではフリーアドレスオフィスを成功させるために意識した方が良いポイントをご紹介します。
目的を明確にする
最も大事なのは、フリーアドレスオフィスにする目的を明確にすることです。フリーアドレスオフィスを導入することで、「自分の席がなくなってしまうかもしれない」「部下や上司の居場所がわからずすぐにコミュニケーションが取れず不便そう」という不安を抱える社員が出てくる可能性もあります。そのため、まずは社内全体で「どのような目的を持ってフリーアドレスオフィスにするのか」をしっかりと共有し、目線や認識を合わせておくことが非常に重要になります。個々が目的を明確に理解していれば、ただ不安を抱えているだけでなく、その体制でどのようにすれば抱えている不安を解消できるのか、改善やそのための話し合いに繋がります。
継続的に行う仕組みを作る
次に重要になるのが、継続的に行う仕組み作りです。フリーアドレスを導入しても、維持するための仕組みがしっかりと形成されていなければ、時間の経過と共に形だけのシステムになり兼ねません。そのため、導入する前に運用ルールを決めた方が良いでしょう。例えば、新入社員が多く、グループ内で対面の教育時間が必要なチームはフリーアドレスでも半年間は1箇所にまとまって座る、または新入社員のみ席を固定するなど、社内の体制に合わせて柔軟にルールを決めた方がうまく機能する可能性もあります。その他にも、社員が様々な場所にいてもすぐにミーティングが出来るようツールを揃えておくなど、仕組み作り次第でフリーアドレスオフィスの効力は大いに変わってきます。
このように、ただ導入するだけでなくポイントを意識して導入することで、仕事の効率をあげられる可能性があるのがフリーアドレスオフィスです。
【事例紹介】フリーアドレスオフィスを導入する「Kdan Mobile」
では最後に、実際にフリーアドレスオフィスを導入している企業をご紹介します。ご紹介するのは、Kdan Mobileです。Kdan Mobileは、台湾のSaaSのグローバル企業で、モバイルに特化したドキュメントソリューションとクリエイティブソリューションを提供している企業です。新型コロナウイルス感染が拡大する前から、先進的な働き方を率先して取り入れており、モバイルワークも実施し成功いている中で、オフィスもフリーアドレスを導入しています。Kdan Mobileでは、社員は自席があるものの、オフィス内では自由に仕事をすることが可能です。リラックスしたい時は自席でなく隣の部屋へ行くこともできますし、集中したい時には個室を使うこともできます。自席がありつつ自由に動けるという、従来の働き方とフリーアドレスオフィスを組み合わせた仕組みで、選択肢が広い分、社員もストレスフリーに働くことができています。
まとめ
いかがでしたか？今回は、フリーアドレスオフィスについて、メリットや効果的に活用し成功させるためのポイント、そして最後に実際にフリーアドレスオフィスを導入している企業「Kdan Mobile」をご紹介しました。今後フリーアドレスオフィスの導入を検討している企業の皆さまは、ぜひ参考にしてみてはいかがでしょうか。